El estudio comparativo en el proceso de compras

Se ha escrito mucho sobre la aplicación de las nuevas tecnologías a las Compras, los sistemas para la obtención de información y gestión de datos, parece que se da menos importancia a ciertas parcelas del Área de Compras que considero básicas en nuestra profesión, una de ellas y para mí la herramienta esencial, es el estudio comparativo en el proceso de compras.

Una de las responsabilidades del Departamento de Compras, es satisfacer las necesidades de compra de todas las unidades de la Compañía en coste, calidad y servicio; tratando de obtener la mayor ventaja del aprovechamiento conjunto de los recursos, volúmenes y conocimientos del mercado proveedor de los que disponemos. Para cumplir con esta función, el Comprador debe disponer de toda la información necesaria para la toma de decisión de compra, de una manera clara y concisa.

Cuando desde cualquier área de nuestra Compañía se detecte una necesidad de compra de cualquier tipo, ya sea material o servicio, esta debe ser traspasada inmediatamente al Departamento de Compras por la vía que la Compañía haya definido. A partir de ese momento, el Departamento de Compras trabajará para satisfacer dicha necesidad en las mejores condiciones posibles de precio, plazo, calidad y resto de condiciones comerciales.

Para llevar a cabo la toma de decisión de compra, el Comprador iniciará un Estudio Comparativo en el que se deben indicar todos aquellos aspectos a considerar en la misma, como pueden ser:

• Especificaciones del producto o servicio, que permitan su correcta identificación.
• Cantidad: importante a la hora de definir lotes, cantidades mínimas, etc.
• Calidad: especificar claramente todo tipo de acabados, composición, etc.
• Normativa: que nos definan si los materiales o servicios deben cumplir con alguna norma oficial, puede ser determinante a la hora de comparar ofertas. Como es de suponer, una oferta que no venga acompañada de un sello de calidad oficial siempre puede ser más barata, ¡tengamos especial precaución con este punto!
• Plazos: de fabricación, de ejecución del servicio, de entrega.
• Transportes: no siempre usaremos los Incoterm2010, por lo que a la hora de negociar una oferta debemos tener muy claro quién y en qué condiciones ejecuta los transportes.
• Embalajes: aseguremos que nuestros productos llevan el embalaje oportuno y que este está incluido en el precio final de compra. Evitemos sorpresas de última hora.

«Para un Departamento de Compras, la forma más operativa de trabajar es cerrando el máximo de Acuerdos Marco o Tarifa posibles, de manera que tengamos precios conocidos y el proceso de Compra sea ágil. A partir de ahí, todo aquello que no tenga precio acordado debe ser comparado»

Cuando realicemos el estudio comparativo en el proceso de compras, siempre será necesario solicitar el número de ofertas suficientes y siempre que sea posible nunca menor a tres, con esto se garantiza la competencia de las mismas. Debemos asegurarnos que dichas ofertas se soliciten a proveedores considerados como posibles suministradores, evitaremos por todos los medios solicitar ofertas a proveedores que sabemos a priori que nos les vamos a comprar.

Queda a criterio de la empresa y dependiendo del sector, el número de ofertas a solicitar. La regla de las 3 ofertas podemos entenderla como correcta, pero para todas aquellas que se salgan de lo que llamamos Flujo Logístico yo recomiendo al menos 5 ofertas. No entraremos a definir como llevar a cabo el proceso de solicitud de ofertas ni el de selección de proveedores ya que ambos merecen capítulos aparte, pero si me gustaría hacer hincapié en ciertos aspectos de la selección de proveedores a ofertar.

Los proveedores seleccionados deben haber sido homologados previamente por la compañía, o al menos deben haber pasado algún tipo de filtro que nos asegure que podremos ejecutarles la compra con el mínimo de riesgos posible. Trataremos de potenciar la relación con aquellos proveedores que consideremos estratégicos y que podemos identificar mediante las siguientes formas de actuación:

• Interesados en establecer relaciones a largo plazo.
• Que compartan con nosotros sus desarrollos y novedades y potencien las relaciones entre ambas compañías.
• Activos en la definición y seguimiento de objetivos y procesos de mejora continua.
• Que se integren y potencien nuestra cadena de suministro.
• Que desarrollen con nosotros las mejores prácticas del mercado para atender las mutuas necesidades de ambas empresas.
• Que contribuyan a la protección del medio ambiente a través del control de sus procesos, que potencien valores como la ética, la responsabilidad y la transparencia.

Entrando ya en lo que podemos considerar buenas prácticas de Compras, trataremos de cumplir los siguientes principios:

• La petición de ofertas debe ser la misma para todos los proveedores, tratando de obtener la misma información de todas ellas para poder realizar una correcta valoración. Para asegurarnos de esto, se indicará expresamente en la petición de oferta las condiciones y requerimientos que deben ser contemplados ineludiblemente en sus ofertas.
• Debemos comunicar a todos los participantes el resultado de la oferta, siempre que ésta sea objeto de la firma de un contrato de suministro o prestación de servicios, o bien por su elevado valor económico, exponiendo las razones de la elección o no de cada uno de ellos.
• Por supuesto, debemos mantener toda la documentación involucrada en la petición de ofertas, así como la comunicación posterior a los proveedores en caso de ser necesaria según el párrafo anterior, debidamente almacenada y custodiada, al objeto de asegurar la máxima transparencia del proceso.
• Trataremos de rechazar todas aquellas ofertas que persigan obtener la exclusividad del producto o servicio. Esto en el corto plazo nos puede resultar muy interesante, el proveedor nos hace una oferta muy potente y nos vemos atraídos por ella, pero pensemos que a futuro quedamos a expensas de ese proveedor y tal vez buscar una alternativa nos puede costar más caro que los ahorros generados en esa primera compra.
• Si la preparación de la oferta lleva asociada por parte del proveedor, desembolsos importantes de dinero, habrá que incluir este aspecto en la solicitud de la oferta. Esto suele ocurrir por ejemplo en los casos en que nos solicitan dinero para ensayos, pruebas, etc. Tengamos claro en nuestro comparativo esos costes, que a veces por ser previos a la oferta se nos olvida incluir.
• Si existe un desarrollo de algún producto o servicio, necesario para la posterior entrega del mismo (desarrollo de software, fabricación de útiles, moldes, etc.) habrá que determinar claramente en la oferta quién será el propietario del mismo, la responsabilidad de su mantenimiento y la forma en la que se amortiza. Y como en el caso anterior, tengamos claramente reflejado dicho coste en el estudio económico.

Una vez hemos asegurado todo lo anterior, comenzamos a recibir ofertas por parte de los proveedores. No es ni será la primera vez que un comprador me dice que el precio de un material o un servicio es X, porque acude directamente a la última página de la oferta, donde pone precio, y así lo tramita; para su mayor sorpresa, cuando introduce en el estudio comparativo todas las variables y ve el precio real de la oferta, siempre se sorprenden.

«La oferta debe ser analizada, debemos conocer cada variable que la compone; de manera que nos aseguremos que nos ofertan exactamente aquello que pedimos»

En la valoración de cada oferta incluida en el estudio comparativo debemos asegurarnos de lo siguiente:

• Que todas las variables que componen el objeto de compra están valoradas y sean las mismas.
• Si nos ofertan alternativas, incluyamos todas las variables que la componen.
• Que las unidades de compra son las mismas.
• Que incluimos en la valoración, todos aquellos costes indirectos que pueden componer la oferta como son garantías, formación, embalajes, transportes, gestiones aduanas, etc.

Una vez tenemos cerrada la parte de precios, debemos hacer un pequeño análisis financiero, para ello en la misma plantilla del comparativo añadiremos todos aquellos factores que afecten al coste final de la compra:

• Forma de pago en días, conocido el tipo de interés podemos repercutir el coste del dinero por pagar aplazando a 30, 60 0 90 días.
• Descuentos por pronto pago.
• Descuento por volumen de compra o cualquier otro tipo de rappel.
• Definamos los hitos de pago si los hubiera.

Para finalizar, y si hemos seguido todos los pasos anteriormente comentados, podemos incluir un pequeño análisis B2B para tener en el mismo documento además de información económica, información sobre las empresas que nos ofertan, para ello podemos incluir:

• Si el proveedor está homologado por nuestra Compañía, en proceso o no.
• Informes financieros: Resultados netos últimos años, total ventas anuales, e incluso podemos incluir algún ratio financiero que asegure la solvencia del proveedor como Acid Test, ratios de liquidez, etc.
• Accionistas
• Certificados de Calidad.
• Si se le ha realizado alguna auditoría.

Una vez generado el comparativo y asegurándonos que está hecho de manera homogénea, con todas las partidas a estudiar valoradas por todos los proveedores, con objeto de poder comparar en las mismas condiciones, comenzaremos la fase de negociación. En esta fase intentaremos llegar a la firma del mejor acuerdo posible que recoja todas las condiciones de negocio con el proveedor. Para el caso de aquellos proveedores que hayamos definido como estratégicos, el proveedor debe convertirse en nuestro “partner” y siempre trataremos de que las dos empresas pueda obtener ventajas de la nueva relación que surgida entre ambas.

Sobre el autor…

  Daniel Pintado Pérez

Especialista en compras, producción y logística (SCM) con una sólida carrera de más de 15 años en Departamentos de Compras del área industrial y construcción. Diplomado en Empresariales, MBA en Comercio Exterior, Postgrado de Especialista en Compras y Logística, PDD y Master en Ingeniería Ferroviaria.