El mal funcionamiento de la relación con los proveedores puede originar uno de los mayores trastornos en una empresa, un correcto plan de choque puede evitar muchas pérdidas
Llevar correctamente las riendas de una empresa es una tarea compleja, un trabajo diario donde es necesario buscar soluciones efectivas a diferentes problemas o conflictos que puedan surgir de su administración y gestión. Dentro del área procurement, la relación con los proveedores es una de las funciones que conlleva más trabajo y respuestas para cada situación.
Por desgracia, no siempre se pueden evitar los problemas, aunque algunos son fácilmente evitables otros pueden aparecer en el momento más inoportuno, derivando en un grave daño para los intereses de la empresa.
A pesar de poseer una sólida política de adquisiciones, esto no evita que los conflictos y las dificultades aparezcan por el camino. Para los responsables de compras, los proveedores suelen ser una buena fuente de dificultades, de ellos depende la buena salud de la cadena de suministro de una empresa, de ahí la importancia de tener un plan o protocolo de actuación que promueva una solución rápida a cualquier atisbo de problema.
Veamos que pasos ha de tener una nueva política de resolución de problemas capaz de minimizar y solventar los conflictos con los proveedores.
Protocolo para solventar problemas con proveedores
Ante la aparición de un problema en cualquier fase de los procesos internos de una empresa, es necesario tener la capacidad de mostrar soluciones de forma fácil y útil con el fin de eliminar el mayor daño posible.
La confección de una política de resolución de problemas, acorta la toma de decisiones y la futura solución de los conflictos. A continuación veamos los pasos que han de seguir un correcto plan de choque contra problemas con proveedores:
- Identificación del problema. En este punto, sabemos que algo no va bien y debemos dar caza al problema en cuestión. Para ello comienza la fase de identificación del problema, la urgente reunión con las partes involucradas es una premisa prioritaria. Los proveedores son el principal punto de contacto para lograr identificar el problema.
- Definición de la situación actual. Identificado el problema, es el momento de estudiar la situación actual que define el problema en cuestión. De esta manera se hará una valoración real del problema, conociendo que partes de la política de adquisiciones está fallando.
- Aplicar medidas correctivas temporales. En este punto ya es posible determinar los problemas o conflictos que se suceden. Así pues, es importante aplicar soluciones temporales a estos problemas. Se trataría de medidas, por ejemplo, que ayudasen a no derrochar recursos o evitar la interrupción de procesos de negocio de carácter diario.
- Determinar la fuente del problema. Identificado el problema y con las medidas temporales que minimizan el daño es el momento de determinar el origen del problema, fijando el foco para la solución final del conflicto.
- Plan de acción. Con el problema identificado y reconocible, solo queda aplicar las medidas que hagan desaparecer los desequilibrios y establecer el funcionamiento normal de los procesos.
De manera sencilla, es posible acortar los plazos de solución de problemas, estos no van a desaparecer, pero si tenemos la capacidad de generar un plan de acción rápido y eficaz para solucionarlos.
