Sabemos que la transformación tecnológica ayuda a mejorar la eficacia y rendimiento de los diferentes procesos asociados en un departamento de compras. Integrada la tecnología necesaria, la empresa disfruta no solo de una mejor automatización, organización, rendimiento y efectividad de tareas y/o resultados, además recibirá un buen volumen de información asociados a toda el área relacionada con las compras. Es necesario medir y analizar para tomar decisiones, por ello se debe tomar como referencia diferentes indicadores clave de rendimiento de compra.
La tecnología no lo hace todo, los nuevos profesionales de compras han de tener las habilidades necesarias para gestionar información, datos, números y estadísticas para transfórmalo en una base teórica real, capaz de segmentar las futuras estrategias y toma de decisiones.
Los indicadores clave de rendimiento de compra son valores mensurable y cuantificables, diseñados para supervisar el rendimiento del departamento de compras y ayudar a cumplir objetivos, estrategias y objetivos.
Indicadores clave de rendimiento de compra ¿Por dónde comenzar?
Los primeros pasos antes de establecer los indicadores clave de rendimiento de compra son más importantes, incluso, que el propio análisis de los mismos. La definición de dichos valores parte de una cuidada valoración de la empresa.
Los responsables deben averiguar qué necesitan las partes interesadas y cuáles son las estrategias y objetivos de la compañía para el futuro. Identificar mediante que vías el departamento de compras puede cumplir, añadiendo las métricas que mostrarán el progreso hacia de esos objetivos.
Establecidos los indicadores clave de rendimiento de compra se han de presentar a todos los directamente interesados (empleaos, gerentes, etc). Todos deben de conocer las métricas, los informes y las objetivo de cada uno.
En este punto es importante destacar, que no se trata de mostrar un sistema de evaluación de rendimiento de los profesionales, sino de un sistema que ayude a cumplir globalmente los objetivos de la empresa. La colaboración y la motivación de la parte humana es imprescindible para obtener éxito en este tipo de tareas de seguimiento y medición de los procesos de negocio.
No existe una fórmula única o metodología para establecer estos indicadores, pues tanto estos como los objetivos a determinar, tienen un carácter personal y asociado a la naturaleza de la empresa.
De todos modos, existen tres categorías básicas que todo programa de medición de rendimiento deberá tener: Calidad, Servicio de Entrega y Ahorro de Costes. 
Indicadores de Calidad
La calidad de los productos es una cualidad innegociable para cualquier sistema productivo. Los productos y servicios de baja calidad afectar directamente a la calidad del producto final y, con toda probabilidad, añadirán costos adicionales. Los indicadores de calidad cuantifican la calidad de las compras y las supuestas taras que minimizan el mejor rendimiento posible.
Así pues, las métricas a incluir son verdaderas e interesantes:
- Porcentaje de rechazos. Este indicador ayuda a cuantificar el número de rechazos, tanto de proveedores como de clientes, donde la calidad se sitúa como primera razón.
- Tasas de desaprobación. Permite conocer de primera mano que áreas del proceso productivo y cadena de suministro aporta mayores fallas en este sentido.
Las interrupciones debido a la baja calidad afectan al rendimiento y productividad y, en consecuencia, a los resultados finales. Además de es una de las causas de pérdida de confianza ante las demás partes.
Poseer indicadores bajos de calidad ayuda a tomar decisiones que facilitan el aumento de la calidad de los materiales estratégicos junto con la constitución de un estándar de calidad acorde a las necesidades de la empresa.
Indicadores de Servicio de Entrega
La entrega y la continuidad del suministro es importante para las organizaciones, las entregas tardías pueden afectar a la continuidad de la cadena de suministro, las entregas anticipadas pueden repercutir en costos operativos de inventario.
El gran objetivo es mantener la precisión de las órdenes de compra es obteniendo el menor número de errores.
Algunos indicadores a configurar en este sentido son los siguientes:
- Entregas a tiempo. Conocer el porcentaje de entrega que se desarrolla en el tiempo estipulado es primordial para conocer el rendimiento de este servicio. Se mide al comparar la frecuencia de las entregas a tiempo con las entregas tempranas y tardías. Un mayor porcentaje de entregas a tiempo ayuda a mejorar la gestión del inventario, ahorrar costes y disminuir los riesgos de la cadena de suministros.
- Precisión de la orden de compra. La precisión de la orden de compra indica si los proveedores están entregando la cantidad correcta de los bienes adquiridos. Calcular y comparar el porcentaje de órdenes de compra con los pedidos solicitados, estableciendo una estadística sobre los proveedores y productos. Mejorar la precisión en la orden de compra ayuda ahorrar costos y a aumentar la calidad en todos los sentidos
Indicadores de Ahorro de Costes
El ahorro de costos es una de las grandes máximas que cincelan los objetivos de todo responsable de compras. Prácticamente toda tarea en cualquier proceso de negocio produce un costo, pero también es bien cierto que es posible minimizarlos.
Los indicadores relacionados con el ahorro de costes suelen centrarse en:
- Conocer la diferencia entre el gasto dirigido al proceso de adquisición y el verdadero utilizado en los procesos de compras. El objetivo de este indicador nos ofrece la verdadera naturaleza del gasto, siendo capaces de ofrecer un gasto más real ahorrando costos.
- La gestión de la competencia de los proveedores es una buena herramienta para reducir los costes. Una correcta comparación del desempeño, colaboración y resultados de los proveedores nos permitirá ofrecer una estrategia de trabajo que potencie su competitividad favoreciendo el ahorro.
Los indicadores clave de rendimiento de compra ayudan a diagnosticar las tareas que se producen en todo el ciclo de vida de la cadena de suministro de una empresa. La identificación de las fallas facilita la toma de decisiones y una mejor aplicación de la pertinente solución.
Además crea una visión general de los hábitos de adquisición, resultando clave para modificar las estrategias de negocio y el futuro a corto y medio plazo del departamento de compras.
Gracias a las nuevas tecnologías, establecer, medir y cuantificar estos indicadores es mucho más efectivo y profesional, resultado una de las tareas clave a desarrollar por los nuevos profesionales del sector procurement.
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