¿Hasta qué punto nos aportan capacidad de negociación las conocidas como “técnicas de negociación”?

¿Hasta qué punto nos aportan capacidad de negociación las conocidas como “técnicas de negociación”?

En mi opinión las técnicas de negociación son algo que siempre ayudan, pero ser Comprador es una profesión vocacional, no todo el mundo sirve; al contrario de la opinión de muchas empresas, que creen que para ser comprador en una Ingeniería (por ejemplo) tienes que ser ingeniero, yo creo que un comprador debe estar capacitado para desarrollar su función en cualquier sector; siempre que lo que sepa hacer sea “comprar”, es decir que sea un profesional de las Compras. Los contactos los podemos recopilar rápido, el conocimiento técnico básico se adquiere con el tiempo y un poco de interés; y lo que nos falte, siempre nos lo puede aportar la parte técnica de la que disponga la organización.

Es sumamente importante que las compañías entiendan que dentro de la Función de Compras, la negociación es la habilidad más importante de un buen comprador, es fundamental, y que a partir de ahí toda la organización, debe evitar el error de apreciación, de entender la negociación como esa reunión agresiva con un proveedor en la que el objetivo final es apretarle hasta que creemos que no le queda margen.

Una de las cosas que convierte la posición de Comprador como una de las profesiones, a mi entender, más dinámicas y enriquecedoras, es la variedad de ámbitos en los que se puede mover, además el buen Comprador debe ser capaz de comprender, que desde el mismo momento en que cruza la puerta de la empresa cada mañana, empieza a negociar, ya sea:

• Con carácter interno: áreas de producción, finanzas, calidad y por supuesto contabilidad.
• De ofertas o compra: negociaciones externas cuyo objetivo será poder conseguir las mejores condiciones económicas, de entrega y de calidad y poder cumplir con la función de compras.
• De conflictos: especialmente externas, aunque los negocios B2B son entre empresas los negocios los cierran las personas y siempre pueden aparecer los conflictos. La vara de medida para un buen comprador, es este escenario; resolver un conflicto y que la cadena no se rompa es donde se puede medir la verdadera valía de un Comprador/Negociador.

Para no hacer este texto demasiado largo, puesto que hay tantos tipos de negociación como tipos de relaciones, nos vamos a centrar y desarrollaremos, de manera muy esquemática, cómo llevar una negociación para resolver un conflicto.

Lo primero y más importante es concretar las fases de la negociación y esto como en cualquier buena historia (presentación, nudo y desenlace) tiene 3 fases bien diferenciadas:

Fase de preparación, entendida esta como la fase previa en la que debemos tener claras una serie de variables:

1. Qué es lo que quiero.
2. Qué necesito para conseguirlo.
3. Cuál es el objetivo y cuáles son mis límites.
4. Por último conozco a la parte contraria, ¿sé con quién voy a negociar, sus capacidades, sus medios?

Si logramos definir bien todas estas variables lograremos plantearnos nuestra estrategia. Como toda buena estrategia nunca está demás tener un plan B, (y C, y los que podamos) puesto que medir los tiempos de una negociación y asegurar que se va a mantener en el tiempo entre los mismos interlocutores, es bastante complicado.

La negociación: pues ya hemos definido nuestra estrategia, ahora tenemos que ponerla en práctica. Más adelante me pararé en las estrategias, pero para poder llevar una negociación a buen puerto, parémonos, pensemos qué es lo que estamos haciendo y qué es lo que queremos y sobre todo centrémonos en nuestro objetivo. En este apartado hay tres herramientas de obligado cumplimiento para un buen negociador, y si no las tiene las debe potenciar:

1. Preguntar: es la manera de obtener información. No nos cansemos de preguntar, asegurémonos que no se nos queda nada en el cajón, cuanta más información tengamos mejores decisiones tomaremos.
2. Empatía: en la fase de preparación has recabado información sobre la otra parte; durante la negociación has preguntado y has obtenido información. Ahora, ponte en el lugar del otro e intenta saber qué es lo que quiere.
3. Asertividad: hemos obtenido mucha información, mediante esta herramienta y el manejo de la información recibida, podemos reafirmar de la mejor manera posible nuestras ideas y defender nuestros argumentos.

Cerrar la negociación: pensemos que hemos llegado a un acuerdo, hemos ofrecido cosas, hemos obtenido ventajas, hemos tenido que ceder en algunas y finalmente hemos dado con la solución a nuestro conflicto. Para que todo el trabajo realizado no se venga abajo ahora debemos:

1. Repasar los acuerdos obtenidos y dejarlos claramente reflejados en un acta; si para cada punto del acta ponemos un propietario de la acción y una fecha límite mejor.
2. Busquemos el mejor encaje posible de los acuerdos en nuestra estrategia. Que la solución a un conflicto no cambie el rumbo o la estrategia de la Compañía, esta solución debe encajar con nuestra estrategia y objetivos (Fase 1).
3. Demos seguimiento a las acciones acordadas, lo que es seguro es que si no se siguen las acciones pendientes hasta su cierre, muy probablemente tendremos otro conflicto en corto periodo de tiempo y este va a ser peor, puesto que ambas partes ya se conocen.

Por último, algunos pequeños consejos que podemos seguir durante todo el periodo de negociación, recordemos que negociar implica un proceso que comienza desde el momento en que Compras reciba una solicitud de compra y se pone en contacto con los colaboradores que pueden ser la fuente de suministro; no cometamos el error habitual, de pensar que una negociación, es solo sentarse en una mesa.

• Como hemos preparado previamente nuestra negociación, evitemos todos aquellos no previstos, y recuperémoslos cuando hayamos recabado la información necesaria que nos permita afrontarlos.
• Nunca vamos a ganar en todos los puntos abiertos de una negociación, tengamos claros en cuales podemos ceder, y si es necesario hagámoslo.
• A veces la otra parte, necesita de nuestra ayuda o colaboración, para cerrar un punto, seamos proactivos, y ofrezcámosla si nos permite cerrar un acuerdo positivo. Esto nos permite ganar la confianza de la otra parte y con ello llegar a un acuerdo siempre será más fácil.
• Tengamos muy claro, que los compromisos son para cumplirlos, volviendo a la Fase de Preparación, insistir en la importancia de saber donde podemos ceder y donde no.
• Por último, por muy buen talante que tengamos todos, no olvidemos que la negociación es una lucha entre dos partes, por tanto, asegurémonos de nuestras capacidades tanto en los momentos de “ataque” como en los momentos de “defensa”. Para esto puede ser una gran herramienta disponer de un análisis lo más completo posible tipo DAFO.

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Sobre el autor…

  Daniel Pintado

Especialista en compras, producción y logística (SCM) con una sólida carrera de más de 15 años en Departamentos de Compras del área industrial y construcción. Diplomado en Empresariales, MBA en Comercio Exterior, Postgrado de Especialista en Compras y Logística, PDD y Master en Ingeniería Ferroviaria.