No podemos entender un proceso de compras efectivo sin una buena gestión logística
Una de las tareas más laboriosas a las que se dedican las empresas y que requiere más tiempo y reflexión, son aquellas relacionadas con la identificación de los factores que añaden ineficacia a determinados departamentos. Dirigiendo la mirada al terreno del procurement y del proceso de compras en general, es inevitable encontrarnos codo con codo frente al área de logística. Logística y proceso de compras son dos departamentos que tienen que ir de la mano, en una buena sintonía, pues inevitablemente están interrelacionadas entre sí.
Ante problemas de rendimiento y eficacia en los procesos de compras, ¿debemos levantar la mirada hacia la logística?
Pero, ¿ambos departamentos no forman parte del proceso de compras? Más que del proceso de compras, debemos hablar de cadena de suministro. Logística y procurement son las dos piezas claves que componen la cadena de suministro, dos eslabones de distinto color unido por un mismo objetivo.
Por muy exitoso y rentable que haya sido nuestro proceso de negociación de compras, una gestión ineficaz del área de logística puede encarecer de forma alarmante el resultado final del proceso de compras.
Logística y compras, diferencias
Es habitual que la definición del proceso de compras lleve incluido la labor logística, no se puede decir que sea un error, pero sobre el papel organizativo y funcional de las empresas, se trata de dos segmentos diferenciados por sus tareas y posición en la cadena de suministro, así pues, podemos definir:
- Proceso de compras. Es la negociación y adquisición de bienes o servicios para una empresa, mediante el desarrollo de una metodología y estrategia capaz de administrar y gestionar todos los elementos que forman parte de este proceso (negociación de precios, financiamiento de las compras, control de inventario etc…).
- Logística. La gestión logística planifica, implementa y controla el flujo de almacenamiento desde su lugar de origen hasta el punto de consumo. En otras palabras más sencillas, se encarga de organizar el proceso de envío y entrega física de las compras realizadas.
En cuanto a la posición en la cadena de suministro, la labor del gestor de compras se incluye en la primera mitad de esta cadena de suministro, la otra mitad integra la funcionalidad y las tareas propias del área de logística.
Cuando la empresa puede acceder y consumir las compras de productos y servicios efectuadas en tiempo y forma deseada, estamos hablando de una correcta gestión de compras y logística.
Llegados a este punto, ¿qué departamento es más importante? Probablemente, la cuestión no sea realizar un análisis competitivo de ambas áreas por separado en busca de problemas estructurales o de gestión, la respuesta más eficaz para encontrar problemas de rendimiento en procurement, está relacionada con la gestión conjunta de ambas partes dentro de la denominada Gestión de la Cadena de Suministro.
Logística y proceso de compras, piezas de un mismo puzzle
Existe una evolución clara de los procesos procurement en las empresas, las tareas organizativas y funcionales de las empresas se modifican y adaptan a los nuevos tiempos. Las nuevas tecnologías y los diferentes tipos de software de negociación electrónica están ofreciendo un mayor abastecimiento de datos y de automatización de procesos internos que han abierto una relación más estrecha entre ambos departamentos.
Así pues, en las nuevas empresas se comienza a establecer la Gestión de la Cadena de Suministro como un proceso completo. Un proceso que integra un completo listado de funciones que afectan a determinadas acciones internas de las empresas: desde la planificación, análisis de las estrategias y negociación de compra, pasando por todas las tareas relativas a la compra y cumplimiento de las compras negociadas, hasta la organización, envío y almacenamiento de las compras.
En una perfecta cadena de suministro bien gestionada, es muy complejo encontrar lagunas en su rendimiento entre la llegada de las compras hasta el consumo de las mismas. El análisis conjunto de todas las funcionalidades facilita la identificación de problemas y fallas que pueden afectar la rentabilidad del proceso final.
Los roles profesionales del gestor de compras y responsables de logística están variando de forma sustancial, con el paso de los años sus tareas y áreas de influencia se están entrelazando con el fin de diseñar una cadena de suministro cada vez más potente libre de fisuras, con el objetivo de obtener el mayor rendimiento posible y una óptima reducción de costes.
