Modelos de organización en compras: encuentra el animal que necesitas

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Modelos de organización en compras: encuentra el animal que necesitas

Un reto habitual que deben afrontar muchas compañías a medida que van creciendo consiste en definir cómo debe ser su organización de compras. No es una cuestión menor, porque una estructura adecuada contribuye directamente al beneficio de la empresa mientras que un planteamiento equivocado puede provocar perjuicios considerables:

  • Pérdida de ahorros potenciales (cuando impide el acceso a las mejores condiciones disponibles).
  • Desaprovechamiento de los recursos del departamento (por redundancia o descoordinación).
  • Niveles de stock inadecuados (debido a la inconsistencia y/o incoherencia en los procesos y políticas de compra).

Por otra parte, es importante tener claro nuestro modelo de organización en compras a la hora de establecer cuestiones clave como la previsión de recursos del departamento o los requerimientos del MRP de la compañía.

La pregunta que nos hacemos entonces es: ¿cuál es la mejor manera de organizar una estructura compleja de Compras?

Para responderla vamos a reflexionar brevemente sobre los tres modelos más frecuentes, identificando sus fortalezas y debilidades. Con el fin de simplificar el análisis vamos a agrupar todas las funciones del Departamento de Compras en dos grandes bloques temáticos:

  • NEGOCIACIÓN, que incluye: identificación de la necesidad, establecimiento de especificaciones, búsqueda y homologación de proveedores, negociación, contratación y gestión de incidencias contractuales (las que aparecen cuando se registran diferencias respecto a lo concertado, por precio, calidad, etc.).
  • APROVISIONAMIENTO, que contiene: determinación de la demanda, planificación y emisión de los pedidos y gestión de incidencias de suministro (incumplimiento en los plazos de entrega o en la cantidad solicitada, etiquetado erróneo, etc.).

Negociación centralizada + Aprovisionamiento centralizado: El elefante

Es el modelo vertical por antonomasia, todo el ciclo de Compras se circunscribe en una organización única. El poder de compra alcanza su concentración máxima y se posibilita la aparición de sinergias, lo cual debe redundar en una reducción del gasto. Además, los costes operativos del departamento se optimizan, se facilitan la toma de decisiones y la aplicación de estrategias y se homogeneízan los procedimientos.

Intuitivamente parece la mejor opción posible (y de hecho muchas compañías evolucionan naturalmente hacia este modelo), pero como todo en la vida, tiene un punto débil: su tendencia a la rigidez. En las organizaciones que adoptan esta estructura suele aumentar la burocracia y se pierde el contacto con la realidad del cliente, cuyas necesidades cambiantes no se responden con agilidad suficiente.

«Es el modelo Elefante: sólido y seguro, pero también rígido y lento»

Negociación descentralizada + Aprovisionamiento descentralizado: El conejo

Es frecuente encontrar esta organización en empresas que han crecido rápidamente de forma inorgánica o tienen un modelo de negocio basado en la agregación de unidades, cada una de ellas defendiendo su propia cuenta de resultados. El Departamento de Compras tiene secciones en todas las unidades y su nivel de cohesión es bajo, la mayoría de las necesidades se resuelven de forma independiente. Esta estructura permite una elevada adaptación a cada cliente y facilita la especialización y/o regionalización de la compañía en los distintos mercados en los que opera. Por otra parte, la apertura de unidades de negocio es muy ágil porque como no existe una carga procedimental elevada, los nuevos equipos son plenamente operativos desde el principio, la mayor dificultad reside en seleccionar a las personas adecuadas.

La parte negativa de este modelo la encontramos en la falta de sinergias, en la redundancia de costes operativos y en la inconsistencia de los procesos internos, que puede llegar a provocar conflictos importantes con partes interesadas, tanto internas como externas. Son organizaciones más orientadas hacia el control del gasto que hacia el control del coste.

«Es el modelo Conejo: su éxito radica en su rápido crecimiento, pero individualmente es vulnerable»

Negociación centralizada + Aprovisionamiento descentralizado: El oso panda

Este modelo proporciona un buen equilibrio entre centralización y especialización. Permite la aparición de sinergias, las necesidades se consolidan y el poder de compra se concentra. Paralelamente se facilita un cierto ajuste a las particularidades de cada unidad de negocio, esencialmente a nivel de del suministro. Es una organización eficiente para compañías que cuentan con varias plantas productivas o delegaciones, siempre y cuando la gran mayoría de las materias primas o productos que precisan se encuentran en mercados globales. Por el contrario, cuando la dependencia de bienes o servicios procedentes del ámbito regional es alta puede conllevar una pérdida de competitividad porque es más probable que se ignoren las oportunidades disponibles en esa esfera local. También existe el riesgo de soportar costes logísticos adicionales por ineficiencias en aprovisionamientos procedentes del mismo proveedor.

«Este modelo me recuerda al Oso Panda: es lo bastante recio como para no tener que preocuparse por los depredadores, pero su supervivencia depende exclusivamente de un alimento, el bambú»

Estos tres modelos no son más que un punto de partida, desde aquí es posible plantear múltiples variaciones e incluso combinaciones de ellos: por ejemplo, algunas multinacionales coordinan un modelo Elefante para sus compras core, estableciendo una organización que opera a nivel supranacional, con un modelo Oso Panda de ámbito nacional para atender el resto de necesidades. Lo importante es tener claro las bondades y maldades que presenta cada opción y buscar la mejor estrategia para nuestra empresa, habiendo identificado previamente qué es lo que necesitamos y hacia dónde queremos dirigirnos.

En cuestiones tácticas, como en muchos otros aspectos de los negocios, no existen soluciones maestras, cada uno debe encontrar la suya. Como canta Sabina en su genial rap: “¿Y cuál es la mejor? Mire usted, la mía”.

 

Sobre el autor…

  Jesús Ruano Bellido

Director de compras en Grupo Liasa. Profesional con más de 12 años de experiencia en compras y negociación. Licenciado en Ciencias Biológicas y Máster en Gestión Empresarial.

 

 

2018-05-18T11:46:42+02:00