Uno de los grandes problemas en el desarrollo de un proyecto procurement reside en la dilatación en el tiempo, con los pertinentes costos y perdidas de valor
El tiempo lo es todo en la vida cotidiana, todas nuestras tareas estas regladas y organizadas por diferentes franjas horarias de corto, medio o largo plazo. Enfocando el concepto del tiempo al mundo empresarial, y más concretamente al área procurement ,nos encontramos el tiempo como una constante que debe de ser gestionada con el máximo cuidado, respetando los tiempos y modos acordados.
La elaboración de un proyecto profesional y sólido procurement, requiere ir quemando etapas poco a poco, donde progresivamente van entrando actores activos y tareas concretas, en las que es necesario establecer una línea de tiempo comprensible y viable. Es necesario tener una idea clara de la importancia de la sincronización de un proyecto procurement, para que todas las piezas encajen perfectamente y en el tiempo estipulado.
Por desgracia, muchos proyectos procurement se van alargando en el tiempo, concretamente en la fase del sourcing suelen reconocerse las primera fallas temporales, las cuales forman parte importante en el retraso del desarrollo y ejecución de un proyecto procurement.
El continuo retraso en la elaboración de este tipo de tareas, contribuye a localizar ciertos problemas que, en muchos casos, se convierten en situaciones insalvables para la buena marcha de los objetivos del proyecto procurement, entre otros podemos definir:
- Desinterés por parte de los proveedores, pues el continuo retraso puede interpretarse como una oportunidad no real motivando la desconexión del proyecto.
- Los proveedores pueden escoger otras alternativas atractivas, al reconocer el estancamiento de la propuesta procurement inicial.
- La prolongación del tiempo en estos proyectos nos puede enfrentar a limitaciones propias de recursos internos, disminuyendo totalmente la viabilidad del proyecto procurement.
- Problemas de ajustes presupuestarios, enfocar un proyecto con ciertos objetivos y fechas, y no llegar, implica que sean inviables dichas metas para ese determinado periodo de tiempo.
Como podemos ver, el retraso en la elaboración y desarrollo de un proyecto procurement afecta no sólo de cara a los proveedores, además implica una desorganización funcional clara de cara al departamento de compras de una empresa.
Independientemente de las razones del retraso en el tiempo en este tipo de proyectos de adquisiciones, el impacto potencial en la consecución de los objetivos es más que importante. Por ello, es necesario establecer una serie de premisas básicas que nos ayuden a minimizar el riesgo de sufrir retrasos en este tipo de tareas.
Tareas para prevenir retrasos en proyectos procurement
Como hemos visto en artículos anteriores, el procurement actual se mueve entre la innovación, las nuevas tendencias y la previsión constante de posibles situaciones. Minimizar el riesgo de retrasos en proyectos procurement, implica incluir una metodología de trabajo capaz de limitar las causas de este retraso, así pues es posible identificar una serie de tareas clave:
- Equipo de trabajo adecuado. Ante un proyecto procurement, es necesario formar un equipo involucrado, cohesionado y comprometido con los objetivos del proyecto. La gestión eficaz del equipo de trabajo es fundamental e implica determinadas funciones tales como: información de objetivos y detalles, reuniones constantes para supervisión de avances, administración de nuevos miembros del equipo etc.
- Visión estratégica de futuro. Durante las reuniones con el equipo de trabajo en la recopilación de datos e información y definición de estrategias, no sólo se debería concentrarse en el presente. Es muy importante alzar la mirada y formular cambios en la estrategia basados en posibles necesidades futuras. Esta tarea puede ahorrarnos mucho trabajo y quebraderos de cabeza en el futuro a largo plazo de nuestro proyecto procurement.
- Control e identificación de problemas. Elaborar periódicas reuniones para abordar de manera proactiva cualquier problema potencial u obstáculo capaz de generar retraso en el proyecto. Si por desgracia se está sufriendo un retraso, estas reuniones ayudan a mantener al equipo unido y comprometido con el proyecto procurement. La idea principal es conservar un canal de comunicación bidireccional capaz de ofrecer un feedback de gran valor para llevar al proyecto por el buen camino.
- Actualización periódica de información a proveedores. Cuando se sufre un retraso no queda más remedio que rendir cuentas con las partes involucradas que forman parte del proyecto. Es imprescindible mantener conversaciones periódicas aportando información veraz y con la mayor transparencia posible, con el fin de mantenerlos comprometidos y no provocar una desconexión total con el proyecto.
Una de las mayores preocupaciones frente a un retraso en este tipo de proyectos, está relacionado con la desvinculación del proveedor y otras partes interesadas. Por ello, es importante mantener estos pequeños protocolos que ayudan de forma importante minimizar el riesgo de pérdida del proyecto procurement.