Tener éxito en un proceso de compra requiere realizar las mejores prácticas posibles dentro del procedimiento de compra. La solicitud de compra forma parte importante dentro de un proceso de compras profesional y efectivo.
La solicitud de compra se sitúa como un documento que puede marcar la diferencia en el resultado final de una estrategia de compras.
Las inexactitudes y desvíos en las compras de una empresa suelen sucederse generando problemas y sobre todo un gasto evitable.
Gracias a la solicitud de compras estaremos utilizando un recurso que nos ayudara no solo a tener las cosas más claras sino además a seguir la correcta cadena de procesos que conlleva un proceso de compras.
¿Para que sirve una solicitud de compra?
En primer lugar es necesario aclarar que una solicitud de compra es un documento interno que forma parte de la metodología de trabajo de los departamentos de compras.
Una solicitud que expone aquellos bienes y servicios que se requieren en un determinado momento para una empresa.
Dicha solicitud de compras se presenta al departamento de compras para su aprobación. Una vez aprobada se emite una orden de compra de dicha solicitud.
Por lo tanto, estamos hablando de un documento que tratar de jerarquizar el proceso de compras siendo mucho más profesional y efectivo. Asegura que la orden de compra sea correcta y justa en tiempo y modo determinado.
Es un documento indispensable para validar las compras y minimizar el error en este tipo de procedimientos.
Como ya hemos comentado, a partir de la validación de este documento el departamento de compras iniciará el proceso de adquisición.
Con todo, podemos mostrar un posible flujo de trabajo en base a una solicitud de compras:
- En primer lugar, un área de la empresa identifica la necesidad de una serie de bienes o servicios. Por ello, emite y rellena un formulario de solicitud de compra con los detalles de la compra deseada.
- El formulario de solicitud de compra se somete a un proceso de aprobación interno, en el que lo verifica el responsable del departamento del solicitante. Se comprueba la necesidad de la compra y se asegura que no rebase el límite de gasto establecido.
- Se comprueba que dichos materiales no están en inventario. En el caso de no poseerlos, se remite la solicitud de compra al departamento de compras, la cual validará y dará de paso para la futura orden de compra.
Como se puede ver, todos los departamentos trabajan en una misma línea,siendo un proceso de compras transparente y ágil lo que genera una mayor eficacia en todos sus ámbitos.
La solicitud de compras es una garantía para todas las partes interesadas, además de un buen modo de llevar a cabo los procesos de compras de una empresa.
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