Siempre surge el mismo problema: no son negociadores, no saben comprar. Son profesionales de la educación
Los centros educativos tanto públicos como privados están sujetos a políticas de control de gasto. Pese a ello, a la hora de optimizar la gestión de compras, los responsables de estas entidades se topan con la misma problemática: no son negociadores, no saben comprar. La razón es bien sencilla: No son responsables de la cadena de suministros o del proceso de compras de una gran multinacional son profesionales de la educación.
Sin embargo, eso no les exime de evaluar los costes iniciales, la calidad, la durabilidad, los costes de operación, la gestión…cuestiones que a la postre, influyen en la decisión final de compra. Para hacer frente a este desafío, resulta crítico que los colegios dispongan de las habilidades y el entendimiento necesario para llevar a cabo decisiones de compras y gasto inteligentes.
Os proponemos 5 consejos para optimizar la gestión de compras en los colegios:
1. Desarrolla expertise en la gestión de compra – Asigna a alguien la función de compras y fórmale.
Nadie nace sabido. Si formas a alguien en las habilidades profesionales que requiere la gestión de compras esto mejorará la eficiencia y la efectividad de la misma. Conviértele en el coordinador de todas las compras de la entidad educativa, de esta forma conseguirás no sólo optimizar tu proceso sino centralizar tus compras bajo un único paraguas.
2. Planifica antes de comprar – Identifica las necesidades con antelación para conseguir la mejor oferta.
Pensar en las siguientes preguntas básicas te ayudará a comprar de forma inteligente:
- ¿La compra es realmente necesaria para cumplir con los objetivos del colegio?
- ¿Existen soluciones alternativas? (por ejemplo compartir material o servicios con otro colegio)
- ¿Puedes planificar la compra en el tiempo para que no coincida con los picos de compra anuales (final de año fiscal)? La alta demanda reduce las posibilidades de conseguir buenas ofertas con los proveedores y de maximizar la eficiencia de las entregas.
- ¿Puedes juntar las pequeñas compras que realizas a corto plazo en una única compra? (Agrupar las compras de un mismo proveedor, reduce costes)
- Con respecto al aspecto sostenible/ecológico tan importante hoy en día: ¿Necesitarás deshacerte de residuos o equipos viejos? Asegúrate de que el contrato con el proveedor cubra este aspecto.
3. Se consciente de tu poder– ¿Cuánto puedes gastar? ¿Hay límites?
¿Cuáles son tus puntos de negociación? ¿Cómo podría el colegio resultar especialmente atractivo para un proveedor? ¿Mejorará su reputación en el mercado local o nacional? ¿Puedes utilizar tus contactos con otros colegios de la zona para realizar una compra en grupo?
4. Tu tiempo en el proceso de compras es un gasto más, así que no lo desperdicies.
No puedes dedicarle horas y horas a un ahorro ridículo. Piensa en GRANDE. La optimización del proceso de compra significa concentrar tus esfuerzos en las compras de mayor impacto potencial en el tiempo, como la eficiencia energética y de agua, la compra de papel, las TIC y el mobiliario.
5. Automatiza los procesos – Negociación electrónica
En el mundo de las compras y la negociación, los días del ‘papeleo’ están contados. Ya es hora de cambiar el teléfono, los mails, las carpetas, las interminables tablas excel por una tecnología que permita a los colegios centralizar la información y negociar electrónicamente. El e-sourcing – ya sea a través de un catálogo electrónico, subasta en línea o comunidad de compra virtual – está emergiendo como una de las maneras más rápidas y menos dolorosas de conseguir la mejor oferta posible sin apenas negociar.
Algunas escuelas públicas españolas ya están liderando el futuro de la gestión de compra implantando tecnología de negociación electrónica. Es el caso de la escuela pública Pegaso de Barcelona. En el siguiente video la directora del centro Montserrat Janer, cuenta la experiencia tras haber empleado la plataforma de negociación electrónica BidDown para la compra de folios de un año. El resultado: 37.50% de ahorro / 1500 euros.
