Gestión de compras centralizada vs descentralizada, ¿cuál es mejor?

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Gestión de compras centralizada vs descentralizada, ¿cuál es mejor?

La estructura organizativa de la gestión de compras de una empresa se debate entre dos modelos, la versión centralizada y la descentralizada

La organización de la gestión de compras es una de las grandes cuestiones que pueden marcar de un manera u otra la productividad y efectividad de los procesos de negocio procurement. Toda función relativa a la metodología de trabajo de una empresa posee unos mínimos de diseño organizativo, capaces de solventar las situaciones y problemas diarios, además de intentar dividir las tareas de trabajo y la coordinación de las mismas.

Los departamentos de compras son una de las áreas de la empresa de más importancia, con un nivel de influencia mayúsculo frente a las demás secciones funcionales de una organización empresarial. Por lo tanto, su estructura organizativa es la base sobre la que se sustenta la capacidad de éxito y mejora de la gestión general de una empresa.

Existen dos conceptos más que reconocidos en este tipo de cuestiones: la gestión de compras centralizada y la denominada gestión de compras descentralizada. Se trata de dos modelos que de forma natural se han implantado en el esquema organizativo del área de compras de una compañía. Pero, ¿cuál es mejor? ¿es el sistema organizativo descentralizado un problema ante las nuevas tendencias procurement? o ¿ es el modelo centralizado el sueño dorado de los profesionales?

Dos preguntas claves para entender un modelo de gestión de compras

Numerosos estudios y profesionales del área procurement se afanan en dar con el principio en el que sustenta la elección de modelo organizativo de gestión de compras u otro. De entre todas las teorías y líneas escritas sobre ello, se desprenden dos preguntas importantes cuya respuesta establece el principio de definición de la gestión de compras de una empresa:

  • ¿Dónde deben ubicarse las funciones de compras de una organización?  Ante esta cuestión se desprenden nuevos hilos de discusión y planteamiento estratégico derivados de la idea de la implantación de varios departamentos de compras o de constituir un eje procurement centralizado, saliendo a relucir la tradicional controversia gestión de compras centralizada o descentralizada.
  • ¿Qué nivel de autoridad debe tener las funciones de compras ? La respuestas a esta pregunta gira en torno a la futura evolución del área procurement de la empresa y sobre la capacidad estratégica de externalizar esta función a medio y largo plazo.

Estas dos preguntas pueden definir el esquema primario de un modelo estratégico de organización de gestión de compras, pero ¿centralizado o descentralizado?

Compras Centralizadas

En primer lugar, debemos partir de la definición sobre qué significa un modelo de gestión de compras centralizada. En pocas palabras, se puede decir que se refiere a un tipo de gestión que implica la coordinación de todas las actividades de compra a través de una ubicación central. Un único lugar donde se procesan las diferentes solicitudes y se seleccionan a los proveedores.

Del modelo centralizado se pueden destacar interesantes ventajas:

  • Se elimina la multiplicación de esfuerzos incidiendo en un costo menor y en un mayor eficiencia.
  • Mayor volumen de información y transparencia de datos de proveedores y transacciones de compra.
  • Es posible aprovechar la habilidad especializada de los responsables de compras, relevando de esa responsabilidad a otros departamentos.
  •  Permite compras de productos mediante protocolos estandarizados.
  • La compra al por mayor y de gran cantidad de productos, refuerza la posición negociadora del departamento de compras.
  • Permite desarrollar y mantener buenas relaciones con los proveedores. Además, facilita al proveedor mantener relaciones con pocos compradores potenciando la confianza y beneficiándose de los favores de la misma (descuentos, tolerancia, etc).

Compras Descentralizadas

Por otro lado, el modelo de gestión descentralizado de compras se entiende como aquella estructura organizativa procurement donde la autoridad y la responsabilidad de las compras están dispuesta en diferentes áreas de una empresa. A diferencia de la opción centralizada, este modelo implica diferentes puntos organizativos de compras con sus propios responsables y estrategias personalizadas.

La principal ventaja que se destaca de este tipo de organización está relacionada con la facilidad de desarrollar una gestión más racional y real de las necesidades de los departamentos, además de simplificar las tomas de decisiones.

La elección de la mejor opción organizativa vendrá de la importancia y volumen de las compras así como del tamaño de la empresa. Si bien es cierto que con la llegada de los nuevos software de negociación electrónica, existe una importante tendencia a la integración de gestión de compras centralizadas en las nuevas estrategias de negocio de las empresas, incidiendo en una mejora de la eficiencia y en la reducción de costos.

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