El mal estado de las compras es un problema común a resolver

Es un hecho y una gran realidad que, en ocasiones, las compras efectuadas no llegan en las mejores condiciones. El mal estado en el que nos llegan las compras es una de las dificultades que más impotencia puede producir a un responsable de compras, pues a pesar de una gestión correcta el objetivo no se ha cumplido.

Los responsables de compras ponen en práctica las mejores estrategias de negociación, analizan y estudian a distintos proveedores y las mejores ofertas que respondan a las necesidades de la empresa, se utilizan software de negociación electrónica para optimizar todos los procesos internos relacionados con los procesos de compras, el Big Data es introducido en la metodología interna del trabajo diario y aun así no es posible evitar sufrir el envío de productos o bienes dañados.

Nosotros somos compradores y como tales si nuestro pedido entregado está dañado, tenemos la posibilidad de rechazar la entrega o aceptar los artículos. De hecho, el procedimiento correcto consiste en notificar de manera inmediata y de forma clara el estado del envío recibido, tanto a la empresa de transporte como al proveedor.

A partir de aquí, se deberá depurar las responsabilidades en busca de una solución que nos aporte una compensación a nuestra empresa por los perjuicios ocasionados por tal situación, pero, ¿es todo esto lo que se puede hacer frente a las compras dañadas?, de manera procedimental la respuesta es afirmativa, pero con una visión más abstracta del asunto es posible gestionar esta situación de otra forma además de la expuesta anteriormente.

Gestión del error humano en las compras dañadas

Los responsables de compras han de conocer los detalles, problemas, soluciones o contextos que pueden suceder en la cadena procedimental de la adquisición de compras, con el fin de aportar las soluciones más eficaces para cada situación.

La mayoría de los casos en el que los envíos adquiridos llegan en mal estado, el error humano es el factor determinante, esto debe ser un punto a valorar en la negociación con los proveedores. Es la negociación el contexto ideal para poder plasmar este tipo de situaciones, llegar a acuerdos o definir señales de compromiso y empatía.

La  elección del proveedor así como la gestión de la negociación con el mismo, debe establecerse bajo una comprensión mutua en relación a posibles desperfectos en las entregas. Llegar a acuerdos en esta materia nos genera una serie de garantías o salvaguardas que nos servirán para aportar medidas de colaboración positivas para abordar estas situaciones. Cuantas más garantías hayan sido acordadas menos efecto tendrán las compras dañadas al rendimiento de nuestro negocio.

No, no es posible prever cuando una adquisición va a llegar en mal estado, pero si podemos gestionar el factor clave de este problema, el error humano, y planificar las garantías suficientes con nuestro proveedor para obtener el mayor rendimiento posible.

La confianza, compromiso y empatía con el proveedor facilitará de manera exponencial la gestión de este tipo de problemas, tan comunes como inoportunos.