Toda negociación puede inclinarse hacia un lado u otro dependiendo de las respuestas a ciertas preguntas

Uno de los puntos fuertes a lo que todo responsable de compras debe de atender con el máximo esfuerzo, está relacionado con la óptima selección de sus proveedores. La elección de una empresa proveedora puede asignar el elemento diferenciador de la cadena de suministro que eleve a un nuevo nivel el proceso de negocio de una organización empresarial. Pero no es una tarea nada sencilla, ¿sabes qué preguntar a los proveedores antes de contrartarlos para asegurar el buen funcionamiento en todo el proceso posterior?

Grandes firmas como Primark o Burberry han tenido experiencias desagradables con sus proveedores, teniendo consecuencias graves en todos los aspectos tanto público como comercial y productivo, obligando a rediseñar sus procesos de selección de proveedores.

La empresa proveedora actual conoce la importancia de su perfil para formar parte importante en el engranaje productivo de las empresas procurement. Las nuevas estrategias de negociación, tanto para compradores como para proveedores, inciden en la tendencia de crear relaciones a largo plazo, donde destacan acciones de colaboración, empatía y de estrategia conjunta para la consecución de objetivos.

La búsqueda de este proveedor de alta calidad, que forme parte activa y directa del futuro a medio y largo plazo de una empresa procurement, ha establecido negociaciones en las que se pone encima de la mesa necesidades, soluciones, riesgos… y la empresa proveedora ha de tener una respuesta real, eficaz y contundente para posicionarse en un lugar prioritario para su futura elección.

Analizando las opiniones de diversos profesionales procurement, podemos determinar una serie de preguntas que toda empresa proveedora debe tener apuntada en su agenda con sus correspondientes respuestas apropiadas.

Qué preguntar a los proveedores

Como hemos dicho anteriormente, las empresas procurement necesitan asegurarse del perfil de las empresas proveedoras, con el fin de minimizar el riesgo y potenciar la capacidad de mejora continua conjuntamente como aliados estratégicos.

En el desarrollo de una negociación, existen un serie de preguntas que toda empresa proveedora debe conocer y ofrecer una respuesta convincente. Las preguntas más importantes a contestar son las siguientes:

¿Cual es su filosofía y ética de trabajo? Tan pronto como un proveedor entra en la cadena de suministro de una empresa, las credenciales éticas del proveedor se convierten en una extensión más, convirtiéndose en cómplice y responsable de la conducta ética. Dentro de esta pregunta primaria es posible definir algunas más: ¿el proveedor está comprometido con la sostenibilidad ambiental y el cumplimiento ético? ¿puede proporcionar los resultados de auditorías? ¿aceptará una auditoría inicial y auditorías regulares durante el contrato? Es necesario destacar que la sostenibilidad se ha convertido en una tendencia top para los próximos años, acrecentado la importancia de estas preguntas en las negociaciones.
¿Tiene muestras, ejemplos de la calidad de sus procesos y/o productos? Otro de los aspectos más importantes y prioritarios para las empresas procurement es aquel destinado a definir la calidad de servicio y productos de la empresa proveedora. Cuando un proveedor está realmente comprometido con altos estándares de calidad, por lo general, puede confirmarlo a través de certificados de iniciativas de calidad tales como las ISO 9001.
¿Nivel de satisfacción de otros clientes? ¿Qué razones tuvieron los clientes anteriores para dejar de colaborar? A día de hoy, el feedback y la reputación es un valor a trabajar y mostrar como ventaja competitiva. Una forma de establecer la viabilidad de un posible proveedor es hablar con las personas que ya han tratado con ellos, proporcionar contactos aumenta la posición de la empresa proveedora.
¿Tiene capacidad para cumplir con los requisitos deseados? ¿Puede responder eficazmente a los cambios en la demanda? Estamos ante una serie de preguntas clave para mostrar la capacidad organizativa y funcional del proveedor, pues la empresa compradora se asegura que las capacidades del proveedor estén alineadas con sus necesidades. Las respuesta tiene que mostrar que un proveedor con amplios recursos y control sobre sus procedimientos, capaz de reaccionar rápidamente a los nuevos requisitos, al tiempo que reduce los plazos de entrega al mínimo.
¿Cuál es el estado de la salud financiera? Los proveedores que pueden demostrar una fortaleza financiera continua, son una apuesta mucho más segura para una relación a largo plazo. Los proveedores que son financieramente seguros tienen más probabilidades de sobrevivir en una economía inestable.
¿Entiendes «nuestro» negocio? Esta pregunta es la manera más rápida de averiguar si un proveedor puede satisfacer las necesidades, preguntándole si las entienden. Si el proveedor tiene experiencia previa con empresas similares la respuesta será mucho más profesional definiendo claramente el conocimiento de tecnologías relevantes y los problemas que afectan a ese negocio.
¿Cuál es su estrategia de comunicación? La comunicación es uno de los grandes factores que facilitan la buena marcha de toda colaboración. Preguntas como ¿cuál es la estrategia de comunicación en caso de interrupción de la cadena de suministro o una crisis importante? ¿Cómo lo notificarán y lo mantendrán actualizado sobre los desarrollos? ¿Punto de contacto o servicio al cliente?

Estas son preguntas que deberían de prepararse con más detalle, aunque no se debe olvidar cuestiones relevantes a los precios o relativas a objetivos y futuro de la compañía.