Los pequeños detalles pueden ser factores clave en el rendimiento de la estrategia procurement
Gestionar correctamente un departamento de compras requiere tener bien atados diferentes funcionalidades y factores que forman parte de todo este proceso de negocio. Estar en contacto con diferentes responsables de compras nos ha facilitado conocer sus necesidades y deseos para mejorar en su labor profesional, si existe un concepto en el que basan el éxito de su trabajo, éste no es otro que una estrategia procurement bien definida para lograr los objetivos marcados. Aunque no siempre es fácil saber cómo mejorar la estrategia de compras de una empresa.
Una de las cosas más interesantes que conlleva la estrategia procurement es que es un elemento clave para definir los roles funcionales, tareas y tiempos de ejecución en un departamento de compras, y a la vez, tiene un carácter abierto y flexible capaz de amoldar sus características al tipo de empresa o sector en el que se esté trabajando.
Una estrategia procurement errónea o fallida no solo es aquella que nos ofrece un balance de costos (financieros, logísticos, de tiempo, etc…) importante en relación a los ingresos, sino que también define aquellas estrategias que brindan resultados estáticos sin ningún tipo de variación con el paso del tiempo. En el primer caso, son estrategias muy fáciles de identificar pues es muy evidente el trastorno que pueden ofrecer al rendimiento de la empresa, en cambio, la segunda opción señalada, incide en la generación de unos resultados invariables a largo plazo, un hecho incompatible con el variable contexto económico en el que se mueven los elementos que dan vida al ciclo natural del proceso de compras.
De un modo u otro, es posible identificar una serie de causas que afectan progresivamente al rendimiento final de las compras de una empresa que, si en un primer momento, pueden parecer motivo de poca preocupación, integradas en una estrategia procurement a largo plazo construyen los cimientos de un fracaso anunciado.
Recomponiendo una estrategia procurement sin éxito
Anteriormente, cuando definíamos la propia naturaleza de las estrategias procurement, incidíamos en la idea de su versatilidad y flexibilidad, dependiendo del tipo de empresa y/o industria es posible modificar determinados puntos con el fin de obtener el mayor rendimiento y beneficio.
Para conseguir recomponer una estrategia procurement fallida, es prioritario reconocer una serie de causas muy comunes que, en mayor o menor medida, dibujan una estrategia poco solida carente de naturaleza proactiva:
- Coherencia real en el gasto. Uno de los puntos más evidentes de una poca efectiva estrategia procurement está relacionada con una mala gestión en el gasto. En el panorama económico actual los precios fluctúan, lo que para hoy es barato mañana puede ser caro, mantener un invariable gasto en determinados productos puede resultar muy costoso para la empresa. La coherencia real en el gasto se refiere a la capacidad de conocer el precio de mercado de los productos, aunque en ocasiones las diferencias son mínimas (con el precio que pagamos) en situaciones de compras de elevado volumen pueden ser un importante costo final. En la actualidad, los nuevos software de negociación electrónica ofrecen determinadas funcionalidades (por ejemplo subastas inversas) para poder ajustar nuestras necesidades al gasto que deseemos.
- Previsión del Riesgo. Es muy común el diseño de estrategias procurement capaces de ofrecer el mayor rendimiento a nivel económico, calidades del producto, tiempo, etc… pero que no han tenido en cuenta la previsión de los posibles riesgos que pueden resultar de todo el proceso de compras. Cualquier problema puede surgir a lo largo de la cadena de suministro, si estos problemas no se analizan por adelantado, enumerando diferentes soluciones para mitigar el riesgo de los mismos, la empresa puede sufrir grandes inconvenientes debido a los problemas de un proveedor.
- Conocer los requisitos de producto. Para cada producto que una empresa debe adquirir, se precisa saber exactamente lo que es necesario y lo que no es tan necesario. En este aspecto, nos encontramos con estrategias procurement que compran productos de inferiores requisitos a menor precio suponiendo su viabilidad para su finalidad. Por otro lado, también es muy común la adquisición de productos superiores en requisitos pagando un extra más, con el convencimiento de creer que serán mejores que otros materiales. Ambas estrategias producen inconvenientes a largo plazo, tanto a nivel económico como productivo el mejor producto es aquel que cumple estrictamente con los requisitos que necesitamos.
No es necesario recurrir a más factores para reconocer una estrategia procurement con fallas que atentan directamente al rendimiento final de los objetivos de un departamento de compras. El gran secreto en todo esto, reside en identificar estos problemas tan pronto como sea evidente su presencia, aportando la solución adecuada. De esta manera se estará asegurando una estrategia procurement más sólida y efectiva para los intereses de la empresa.