Las decisiones caóticas conviven diariamente en los departamentos de compras en grandes empresas
En las grandes empresas solemos encontrar a un numeroso grupo de personas como responsables de compras. Cada uno con sus propias metodologías de trabajo, estrategias de negocio, proveedores y problemas. Los responsables de compras de cada departamento solucionan los problemas de diferente manera, los recursos a utilizar varían de un lugar a otro. Todo esto da como resultado un conjunto de toma de decisiones caóticas, se puede decir hasta de un nivel de gestión que roza la anarquía. Finalmente, aparecen las descompensaciones presupuestarias y el número de adquisiciones inadecuadas crece en cada balance. El disponer de responsables de compras centralizados puede resolver nuestros problemas en este área.
En un primer vistazo, se puede concluir que a mayor número de responsables de compras, mayor ineficacia para la ejecución de las tareas internas que requiere este departamento. Por lo tanto, la medida a poner en juego se dirigiría a la disminución de plantilla de responsables de compras, con el fin de mover el volumen de negocio por las menos manos posibles.
Para ojos poco experimentados, puede parecer hasta una solución que nos recorta gastos salariales, pero practicando una mirada más abstracta podemos afirmar que nos encontramos ante un gravísimo error, ¿desde cuándo una mayor carga de trabajo para menos personal redunda en una mayor eficiencia? Es incluso posible que los problemas aumenten en el área de adquisición por la ineficaz gestión de datos que conllevan estos procesos de negocio.
Responsables de compras centralizados y bien documentados
En este tipo de problemas, donde por tamaño de empresa el número de responsables de compras y de adquisiciones es muy alto, se requiere la implantación un sistema centralizado para la gestión de compras, capaz de ser el punto de encuentro de las tareas y trabajo de los responsables de compras. De esta manera, las ventajas que nos ofrecen estos recursos dan respuesta al problema en cuestión:
- Definición de roles. Gracias a estos sistemas centralizados, podemos definir los roles de cada empleado del departamento de compras, conociendo sus tareas, historial y carga de trabajo. De forma clara y sencilla será posible conocer las responsabilidades de cada miembro de la plantilla procurement.
- Gestión documental. Es posible documentar todos los aspectos de los procesos de adquisición, pudiendo acceder a ellos de manera sencilla para su análisis y consulta. Nada queda a la improvisación ni a la ambigüedad, traduciéndose en una mayor eficiencia en el rendimiento del trabajo.
- Transparencia y comprensión. Los nuevos sistemas de gestión de compras son un libro abierto a las diferentes procesos de negocio que discurren diariamente.
- Trabajo en equipo y colaboración. Las nuevas formas de trabajo que requieren estos sistemas, potencia el trabajo en equipo y la colaboración entre los distintos departamentos de compras: la información, datos, cartera de proveedores pasan a ser recursos compartidos mejorando la eficiencia y rendimiento global de toda el área de compras.
No hay duda en que el uso de estas nuevas tecnologías abre una nueva forma de entender el área de compras de las empresas, así como una forma dinámica deaportar soluciones efectivas hacia determinados problemas comunes en el sector de las compras.
