Las subastas inversas son una herramienta común en los procesos de compras
En los últimos 20 años el escenario de batalla de los procesos de compras se ha transformado casi por completo, mucha culpa de ello la han tenido las nuevas tecnologías. Gracias a los nuevas aplicaciones de negociación electrónica podemos rediseñar nuestras estrategias de negociación a través de las diferentes funcionalidades que nos ofrecen: creación y automatización RFQ/RFA, cuantificación del gasto, centralización de la información o creación de subastas inversas.
Son estas últimas, las subastas inversas, una de las opciones más novedosas y efectivas para conseguir un buen trato. La idea de las subastas inversas es muy simple y atractiva, los propios proveedores compiten entre sí para alcanzar la propuesta ofrecida por los compradores. Esto da como resultado la posibilidad de recibir solicitudes de proveedores muy interesantes donde la reducción del gasto es uno de los objetivos principales.
Por lo tanto, las subastas inversas ya forman parte de la metodología estratégica de los responsables de compras, pero como en todo proceso de negocio es necesario tener el óptimo conocimiento para poder gestionar de forma correcta estas subastas inversas, pues de ello dependerá el éxito de este tipo de negociación.
Las subasta inversas integran números conceptos y factores que hay que tener en cuenta, no olvidemos que estamos hablando de la creación de un contexto de negociación propio donde entran en juegos terceros (los proveedores). La profesionalidad en la creación de una subasta inversa unido a una correcta gestión de la relación con los proveedores son piezas básicas para construir tal evento comercial.
Las subasta inversas reflejan nuestra ética empresarial
Cuando se decide optar por las subastas inversas para adquirir ciertos productos o servicios debemos de tener en cuenta que se trata de un proceso de negocio que debe de estar regido por la profesionalidad y la seriedad en su desarrollo, pues nuestra imagen y reputación empresarial está en juego.
A través de un software de negociación electrónica, es posible crear subastas inversas de forma muy simple, pero no por ello se nos asegura estar haciendo las cosas de la mejor manera posible, la ética profesional es una buena guía para poder garantizar las buenas prácticas en las subasta inversas.
Así pues podemos distinguir una serie de cuestiones muy importantes para que nuestras subastas inversas tengan el fondo y la forma correcta para ofrecer una negociación seria y de calidad:
- Propuesta claramente definida. En las subastas inversas lanzamos una solicitud o propuesta con las necesidades y requisitos que necesitamos en ese momento. Cuantos más específicos seamos en las características de los productos y bienes solicitados, más transparencia y seguridad brindaremos a los proveedores. El objetivo principal es no dejar nada a la improvisación, ofrecer un documento fácil de leer, entender que requiera respuestas directas y definidas. Los requisitos bien definidos son el ingrediente esencial en cualquier subasta, cuanta más complejidad tengan los productos a solicitar más importante debe ser el esfuerzo en la especificación de estas características.
- Comunicación. El proceso debe ser correctamente comunicado para asegurar una precisa compresión de su funcionamiento, aportando toda la información necesaria. En definitiva preparar el escenario de la subasta para que todos los proveedores tengan las mismas oportunidades, garantizando la equidad en todo el proceso.
- Servicio o producto disponible contractualmente. Un gesto muy poco atractivo en las subastas reside en el hecho de solicitar un servicio o producto actualmente vinculado a otro proveedor. Si bien hay que mantener una correcta gestión de nuestras compras, por imagen y ética empresarial es preferible solicitar productos o servicios sin esta carga contractual.
- Compromiso. Como compradores y responsables de las subastas inversas tenemos la obligación y ética profesional de ejecutar el proceso en los términos acordados. Con esto simplemente estamos diciendo que una vez adjudicada la propuesta a un proveedor el proceso está cerrado y ha de llevarse a cabo. Cualquier acción o hecho ajeno a este fin, no solo pone en peligro el resultado final de la subasta sino que puede afectar a nuestra reputación empresarial.
También es importante dejar un espacio de comunicación y comentarios para aquellos proveedores que no hayan conseguido la adjudicación de la oferta. Esta cuestión por muy simple que nos parezca nos ofrece un feedback bidireccional muy valioso que nos permitirá gestionar de manera sólida la relación con los proveedores.
Las subasta inversas son una gran herramienta para conseguir procesos de compras muy rentables para nuestros intereses, pero una mala administración de las mismas pueden ser un recurso que nos pueda afectar negativamente a nuestra imagen y resultados finales.
