El uso de un software de compras se ha convertido en un recurso muy utilizado en los departamentos de compras actuales. Pero la solo implantación de un software de compras no es suficiente para notar la mejora de rendimiento y optimización de los proceso de compras.
Un software de compras debe tener la capacidad de adaptarse a la naturaleza singular de cada departamento de compras e implementarse funcionalmente a medida que la empresa vaya creciendo.
La tecnología aplicada a los departamentos de compras, tiene el objetivo de mejorar el rendimiento y agilizar las diferentes tareas.
Pero, sobre todo, tratar de cumplir una serie de retos claves para optimizar de un modo completo el ciclo de vida del proceso de compras.
Software de compras, principales retos
Acometer la transformación digital en una empresa suele atraer numerosas dudas por miedo a perder productividad o rendimiento del personal.
Los departamentos de compras, suelen ser las áreas de la empresa que primero abrazan las nuevas tecnologías.
Es un departamento clave para los resultados finales de una compañía, gestionar de un modo efectivo sus diferentes procesos será una gran ventaja competitiva que puede marcar la diferencia.
Para ello el software de compras se diseña para intentar cumplir una serie de determinados retos claves para la buena marcha de un departamento de compras. Veamos cuales son:
- Búsqueda y evaluación de los mejores proveedores. Gracias a la tecnología es mucho más fácil analizar datos tan interesantes como: la velocidad de entrega, la oferta de productos más amplia, mejor servicio… para apoyarse en una mejor decisión de compra.
- Reducir costos y generar ahorros. Reducir los costos es un desafío común en todas las áreas de una empresa, pero es aún más desafiante cuando una de las tareas principales es comprar (generar un gasto). Una mayor información y datos reduce el error y mejora el análisis y decisión final, favoreciendo la reducción de costos de manera considerable.
- Agilidad en los procesos. La automatización de las tareas es uno de los beneficios más renombrados vinculados a un software de compras. Es está automatización la responsable de una mayor agilidad de las tareas, reduce el tiempo de trabajo de empleados y favorecer la disminución del error de tareas rutinarias y diarias.
- Big Data. Mucho se habla del concepto de Big Data, un factor indispensable para entender los negocios del presente y futuro más cercanos. Gracias a un software de compras es posible recopilar y obtener datos de los procesos gestionados por el propio software, siendo de muy fácil acceso por todos, pues la transparencia y visibilidad es también otra gran cualidad. Gracias a toda esta información los análisis y la toma de decisiones está basado en hechos y contextos reales.
- Colaboración con el Proveedor. Un buen software de compras debe ser un punto de unión entre compradores y proveedores. Cada vez es más común, habilitar escenarios donde compradores y proveedores estrechen aun más su relación. Por ejemplo, la posibilidad de incluir un catálogo de productos del proveedor, facilitando el análisis de sus productos.
No hay duda que el software de compras se está convirtiendo en un recurso fundamental en las actuales estrategias de compras, mejorando y optimizando el rendimiento final de los departamentos de compras.
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