Como ya sabrás existen determinados documentos y procesos de documentación que son factores clave para la buena marcha de los procesos de compras. La solicitud de propuesta RFP es considerada como una de las peticiones más importantes y necesarias para minimizar el error y asegurar un máximo rendimiento en el proceso de compras.
La mayor parte de los profesionales hablan de la solicitud de propuesta RFP, pero pocos saben todo lo que significa esta poderosa herramienta para los departamentos de compras. Llega el momento de arrojar luz a este concepto que es parte primordial en las nuevas estrategias digitales de los procesos de compras
¿Qué es una solicitud de propuesta RFP?
Una solicitud de propuesta RFP es un documento que enumera todos los requisitos y necesidades de un proyecto de compras. Las empresas crean esta solicitud como una forma de propuesta a posibles proveedores. Estos proveedores luego ofertarán para ganar el contrato, de acuerdo con los requisitos de la RFP.
El objetivo es recibir ofertas de una amplia gama de proveedores para que los departamentos de compras puedan comparar y contrastar las diferentes ofertas del mercado.
Para ello es importante realizar una propuesta RFP óptima, eficaz y clara. Veamos algunos elementos que pueden marcar la diferencia en la elaboración de una RFP:
Profesional específico para desarrollar RFP
Designar a una persona para supervisar el desarrollo de la RFP. Esta persona debe conocer la empresa, su misión y la relación entre la compañía y sus necesidades.
Este profesional deberá poder dedicar suficiente tiempo al proyecto. Deben trabajar en colaboración con un pequeño equipo que incluye representantes de las finanzas, recursos humanos, comunicaciones…
Ser específico
Una de las metas más importantes para el documento de RFP es expresar en términos específicos lo que la empresa está buscando, así como que no se desea.
Es importante reflejar las metas y objetivos de la compañía, de lo contrario, se puede recibir respuestas que carecen de la información necesaria para tomar una decisión informada.
Los detalles sobre cómo y cuándo desea que se entregue la compra también son importantes. Cuanto más exacto se pueda hacer la solicitud de propuesta, más fácil será evaluar las propuestas y más cerca estará de cumplir su objetivo.
Identificar prioridades
Dejar claras las prioridades y necesidades básicas. Describir qué aspectos del servicio son más importantes para la empresa para que puedan proporcionar respuestas en profundidad en esas áreas.
Explicar tiempos y expectativas
Indicar claramente el cronograma para la presentación de propuestas, la evaluación, presentaciones y toma de decisiones. De este modo se fortalece la efectividad y solidez del proceso de la solicitud de propuesta RFP.
Permitir suficiente tiempo
Se suele decir que es necesario fijar al menos tres o cuatro semanas completas después de recibir el documento de solicitud de propuesta para responder a las preguntas. También puede ser útil construir un período para contestar a dudas o cuestiones de los proveedores antes de que presenten sus propuestas.
Evaluar las solicitudes RFP
La primera tarea en la evaluación es determinar si se ha recibido propuestas completas de todos los proveedores. Si se encuentran que hay preguntas no se han respondido o las respuestas están incompletas es necesario decidir si contactar a los proveedores y darles la oportunidad de reenviar la información que falta.
Muchas empresas utilizan un sistema de evaluación bien organizado para un estudio y análisis equitativo de todos los proveedores. Al juzgar a cada proveedor con el mismo criterio se equilibra el entorno de evaluación.
Cada respuesta y valoración cuenta para decidir el mejor proveedor posible para el proyecto de compras.
Gracias a las plataformas de compras el proceso de solicitud de propuesta se vuelve mucho más efectivo, rápido y transparente, abriéndose un nuevo contexto para realizar estas importantes tras de obtención de información.
