No hay duda que es posible optimizar las tareas de la gestión de compras, de hecho, es una máxima de la transformación digital de los departamentos de compras. La automatización de procesos en las compras responde al concepto claro de la optimización de las tareas vinculadas a la gestión de compras.
La digitalización de las empresas va de la mano de las nuevas tecnologías y estas poseen todo lo necesario para la automatización de procesos en las compras, implementándose de un modo rápido y natural en la rutina diaria de los departamentos de compras.
Las plataformas de compras son el recurso ideal para adquirir la automatización de los diferentes procesos de la gestión de las compras.
¿Por qué es importante la automatización de procesos en las compras? La respuesta es muy sencilla: Para una mejora considerable del rendimiento general de la empresa, y en especial, de los departamentos de compras, áreas de fuerza mayor en los resultados finales de una empresa.
Automatización de procesos de compras: área a implementar
La automatización de procesos de compras trata de facilitar las tareas y ofrecer una mayor velocidad y efectividad en cada una de ellas ¿Dónde se implementa esta automatización de procesos? Veamos algunos procesos de compras que mejoran de manera exponencial al aplicar la automatización de procesos:
Gestión de contratos
La revisión manual de contratos puede ser un importante escollo y aumentar el porcentaje de error.
Automatizar su gestión, facilita la tarea automática de tareas como: revisión de contratos, comparar con plantillas estándar, etc…
Gestión de solicitudes
Probablemente una de las tareas más reconocidas en su automatización. Los ciclos de vida de los procesos de solicitudes (por ejemplo, RFI, RFP…) se pueden automatizar, mejorando la eficiencia, rapidez y la capacidad de respuesta de ambas partes.
Relación con proveedores y gestión de riesgos
En este aspecto existen diversas áreas de trabajo que pueden beneficiarse de la automatización:
- Rastreo de los contratos a lo largo del tiempo para identificar y ofrecer bonificaciones: cobrar descuentos, precios escalonados y otras ventajas…
- Recolección de datos tanto internos y externos de proveedores.
- Revisión y segmentación de proveedores para una correcta clasificación.
- Monitorización y gestión de informes de incidencias para cada proveedor…
Homologación de proveedores
Una de las áreas que más ventaja saca de su automatización. Los procesos de homologación de proveedores suelen ser manuales, repetitivos y largos.
Una óptima automatización, pueden mejorar muchas de estas tareas, incluidas las verificaciones de antecedentes del proveedor, revisión de documentos y seguimiento de proveedores…
La homologación de proveedores se vuelve más precisa, rápida y puntual para las partes interesadas.
Gestión de Pagos
Un gran avance para la gestión de las compras es la automatización de todo aquello relacionado con las facturas y pagos.
Tareas como la digitalización de la factura y su correcto almacenamiento, control de falta de información de las mismas, procesamiento de la factura si todo está correcto. A través de esta automatización se limita el índice de error en la gestión final.
Category Management
La dependencia de los procesos manuales hace que sea difícil categorizar las transacciones de manera precisa y oportuna.
Una precisa automatización de procesos en las compras puede facilitar la clasificación de las transacciones basadas en categorías, basado en procesos de aprendizaje automático.
Big Data
A través de la automatización de procesos se obtienen un gran volumen de datos. La automatización permite la extracción, carga y transformación de datos, así como la presentación de informes y analítica de los mismos.
La automatización de procesos en las compras es un procedimiento que responde a las necesidades y demandas de los departamentos de compras, sin un correcto análisis de estas es muy complejo implementar un automatización de procesos óptimo.
