Las estrategias procurement deben de definirse desde varias perspectivas para lograr la mayor eficiencia posible

Cuando desde el departamento de compras de una empresa se decide crear una estrategia de procurement, los requisitos que se definan deben dar respuesta a numerosas cuestiones y problemas. La adquisición de bienes no sólo afecta al departamento de compras, numerosos factores y actores han de tenerse muy en cuenta, pues, el contexto empresarial y económico es muy flexible.

Desde un plano muy superficial y simple, la mejor estrategia de procurement es aquella que adquiere bienes y servicios de cierta calidad a un precio competitivo. Esto no es ni mucho menos la definición de unas buenas prácticas de un departamento de compras, pues no siempre lo más barato y lo que cumple mínimamente nuestras expectativas va a ser la mejor opción para el rendimiento final a largo y medio plazo.

Una profesional estrategia de procurement ha de definir sus requisitos y necesidades teniendo en cuenta términos y conceptos tan importantes como: presupuesto, usuario final, departamento de finanzas, plazos, límite presupuestario, proveedores, etc…

Por lo tanto, un responsable de compras ha de tener una visión de compras de carácter holístico, esto quiere decir, que ha de conocer, saber involucrar y desarrollar a todos los factores que influyen en un proceso de compras.

Llevar a cabo un procedimiento de definición de requisitos holístico, por su definición, puede parecer una tarea compleja que requiere el uso de distintos recursos e información, pero tan solo con dar respuesta a una serie de simples preguntas es posible tener un esquema básico para desarrollar una estrategia procurement completa y funcional.

Preguntas que definen una estrategia procurement exitosa

El proceso de adquisición de bienes y servicios dentro de una empresa, es una actividad de apoyo que debe tener en cuenta las necesidades del usuario final. Para ello, es necesario obtener información sobre distintos departamentos para tener en cuenta todas las opciones, con el fin de maximizar el rendimiento final del proceso de compras.

A continuación vamos a enumerar las 9 preguntas que todo responsable de compras ha de formularse para definir de forma clara su estrategia de compras:

1.- ¿Qué se necesita? Puede parecer una de las preguntas más obvias pero su respuesta lleva consigo los factores clave de una buena planificación procurement. Saber lo que se necesita en el momento y tiempo adecuado, es fundamental, mucho de los grandes problemas que se observan en un proceso de compras reside en la inadecuada adquisición de bienes y servicios, tanto por su cantidad como por el momento en que se realiza.
2.- ¿Por qué? La siguiente pregunta es, ¿por qué necesitamos esos bienes y servicios? ¿Son parte fundamental es nuestro proceso de producción? ¿forman parte de los recursos internos de la empresa? Priorizar el tipo de compras potencia la optimización del proceso procurement, ajustándose aún más a las necesidades.
3.- ¿Cuándo? Planificar el momento en que se han de adquirir las compras, ayuda a organizar el calendario financiero y la planificación procurement en general. Los tiempos suelen estar relacionados con las necesidades en cada momento.
4.- ¿Calidades? Esta pregunta responde a los requisitos de calidades de los productos deseados. En muchas ocasiones, se suele optar por el objetivo final de los productos antes que por seguir una continuidad en las calidades, afectando gravemente al proceso de producción.
5.-¿Uso inmediato o para almacenamiento?No es lo mismo comprar para un uso inmediato que para formar parte del stock de la empresa. Esta última opción lleva consigo tener en cuenta factores como el espacio de almacenamiento o la previsión futura de los bienes y servicios adquiridos.
6.- ¿Se han comprado los productos con anterioridad? La experiencia en la compra de productos conocidos es un valor importante en el proceso de procurement, si se trata de la primera adquisición de productos nuevos es necesario tener la información necesaria y pertinente de los productos y los proveedores.
7.-¿Proveedores conocidos o desconocidos? Trabajar con proveedores conocidos facilita mucho las cosas, en cambio frente a nuevos proveedores se requiere realizar una nueva estrategia de negociación y de gestión de relaciones con los mismos.
8.-¿Costo de la operación? El precio final sigue siendo una de las cuestiones claves en todo proceso de compras. Es preciso tener bien claro el monto final de la operación para realizar las estimaciones oportunas sin llevarse sobresaltos de última hora.
9.-¿Excede del presupuesto? Ante esta pregunta solo existen dos respuestas: Si o No. Cualquier operación que supere el presupuesto planificado no llegará ser lo suficientemente buena para los intereses de la empresa.

Con estas 9 sencillas preguntas es posible tener una base firme y sólida para poder definir los requisitos de una buena estrategia procurement, teniendo en cuenta los puntos principales que afectan aun un proceso de adquisiciones.