No siempre una buena gestión de procurement nos evita problemas inesperados con proveedores
¡Esperar lo inesperado! Esta puede ser una buena consigna en nuestra gestión y relación con las empresas proveedoras. Cualquier responsable de compras puede enumerar diferentes asuntos y problemas inesperados, los cuales pueden brindarnos determinados y molestos inconvenientes.
Los departamentos de compras emplean sus mejores metodologías y estrategias de negocio para conseguir las mejores ofertas posibles para sus intereses, incluso emplean las nuevas tecnologías como la integración de eficaces aplicaciones de software de negociación electrónica con el fin de optimizar la elección de las mejores empresas proveedoras.
La denominada cadena de suministros incluye numerosos actores en el juego. En un primer lugar, estamos los responsables de compras destinados a llevar a cabo la mejor negociación y estrategia para conseguir los objetivos marcados en nuestra táctica procurement. Por otro lado, nos encontramos con las empresas proveedoras, entes empresariales que poseen sus propias características dependiendo del sector en el que se encuentren y que son parte importante en la, anteriormente citada, cadena de suministros.
Desde que adquirimos nuestros productos hasta que llegan a nuestro almacén, podemos controlar ciertos aspectos para garantizar el éxito de nuestras compras. Pero es más que evidente la existencia de ciertos problemas inesperados que pueden ser un auténtico calvario para nuestros intereses. Se tratan de cuestiones directamente relacionadas con la propia gestión y administración de la producción de las empresas proveedoras, tareas que no podemos controlar directamente pero que nos afectan potencialmente para el desarrollo de nuestro negocio.
Por otro lado, existen otro tipo de dificultades referidas a asuntos más intangibles como la situación geográfica de las empresas proveedoras, las condiciones climatológicas o accidentes/eventualidades propias de estas empresas proveedoras, que pueden crear situaciones inesperadas, imprevistos capaces de echar por tierra nuestras decisiones y estrategias procurement.
Plan para prevenir desastres imprevistos con las empresas proveedoras
La producción y las ventas pueden sufrir graves modificaciones si no poseemos un plan que nos respalde antes estos imprevistos. Un buen conocimiento de nuestros proveedores es vital para tener en consideración los posibles orígenes de estos contratiempos, a continuación vamos a enumerar una serie de pasos que conforman un guía útil para poder tener estudiado y planificado un buen plan frente a estas situaciones:
- Identificación y priorización de las empresas proveedoras. En primer lugar, es preciso poseer un listado baremado de los diferentes proveedores con los que estamos trabajando: ubicación geográfica, productos y bienes que nos ofrecen… además debemos de priorizar esta lista a razón de la importancia de estas empresas para nuestro negocio. No todos los productos que adquirimos tienen igual importancia para el desarrollo de nuestro negocio.
- Amenazas potenciales. Una vez que tenemos bien claro las empresas proveedoras y su importancia en nuestro negocio, es necesario un análisis sobre las amenazas potenciales que pueden afectar cada una de estas empresas: desde temporales de nieve a grandes sequias (trascendental en el sector de la alimentación) pasando por problemas relativos a la logística (distancias, calidad de infraestructuras…) o accidentes en las propias empresas proveedoras. Considerar las amenazas potenciales nos ayuda a adelantarnos en la toma de decisiones, siendo más flexibles y eficaces.
- Confirmar la existencia de seguros. Otro punto a tener en cuenta es verificar que nuestros proveedores cuenten con los seguros pertinentes para hacer frente a posibles percances no esperados. De esta manera obtendremos un plus de fiabilidad y de respuesta para nuestra actividad, muy valioso para un óptimo rendimiento.
- Diversificación de Proveedores. Apostar por diferentes proveedores con diferentes modos y formas de suministro, es es todo un acierto para no caer en posibles imprevistos que puedan afectar a varias empresas proveedoras al mismo tiempo.
- Creación de nuevas responsabilidades. Las situaciones imprevisibles requieren de administrar nuevas responsabilidades y acciones para poder solventar los problemas con fluidez. Para ello se deben crear nuevas responsabilidades que definan la actuación correcta para cada caso, dichas responsabilidades se añadirán a la metodología de trabajo de los responsables de compras, capacitandoles para mantener y tomar las acciones necesarias para cada hecho.
Como hemos visto, estos puntos no aportan necesariamente una solución directa frente a determinadas eventualidades, su función es ayudar a crear un plan de acción para poder gestionar con profesionalidad y eficacia las consecuencias de problemas inesperados en la cadena de suministros.
Como responsables en procurement, nuestro objetivo es mejorar como profesionales. La creación de un plan de gestión de imprevistos basados en el estudio y gestión de proveedores, completará positivamente nuestras estrategias de negocio, convirtiéndonos en profesionales más preparados y solventes para esta profesión.