Desde comienzo del presente siglo, los profesionales del sector de las compras venimos observando un crecimiento exponencial en la búsqueda, homologación y aprovisionamiento desde proveedores en países de bajo coste. Esto se explica a partir de tres motivos principales íntimamente relacionados entre ellos:

  1.  Por un lado, tenemos la perpetua necesidad de mejorar los costes totales de algunos de nuestros productos o de externalizar la fabricación de otros persiguiendo el objetivo de ser más competitivos en un mercado cada vez más complejo. Todo ello se agudiza con la crisis económica de 2008 y acaba derribando las puertas de los responsables de compras para encontrar quien nos puede fabricar lo mismo o mejor, a un precio más conveniente y en unas condiciones de suministro más ventajosas.
  2.  Por otra parte, observamos cómo hay determinados productos cuya situación del mercado en Europa o en Norteamérica (donde se ubican la mayoría de los principales importadores a nivel mundial) no son las más idóneas desde un punto de vista de comprador. La falta de competencia directa, posibilita que algunas empresas desde su posición dominante, se centren solamente en maximizar su beneficio perdiendo de vista el beneficio de sus clientes, colocándoles en una posición de “take it or leave it”. Y claro, algunos escogen “leave it” a la que existe una alternativa.
  3.  Por último, hay determinados productos donde los fabricantes de países de bajo coste han conseguido una cuota de mercado enorme en muy poco tiempo. Favorecidos por los menores costes de mano de obra, prácticamente monopolizan la fabricación de algunos bienes y servicios (sobre todo aquellos con poco valor añadido), “echando” del mercado a las empresas que no han sabido reaccionar a tiempo. A ello se debe que para algunos productos, sólo encontremos proveedores en esta zona del mundo para productos de mass-market.

Habiendo visto las razones principales que nos pueden llevar a mirar hacia Asia en búsqueda de fuentes de suministro, nos queda plantearnos cómo encontrar partners en estos países que resuelvan estos problemas y no nos creen otros nuevos.

Podemos pensar que hoy en día es muy fácil encontrar un proveedor en el lejano oriente influenciados por la facilidad con la que personalmente, se pueden comprar artículos de consumo en diversas webs orientadas al consumidor minorista como pueden ser Aliexpress o Dealextreme. Nada más lejos de la realidad.

«Cuando nuestra búsqueda la hacemos a nivel profesional, con lotes de compra de gran cantidad de producto e importes por operación elevados, debemos tener todas las precauciones posibles para no acabar recibiendo en nuestro almacén aquello que no queremos, o directamente, acabar no recibiendo nada»

A modo de guía rápida, podemos seguir los siguientes pasos, que si bien no nos garantizan un 100% de éxito (Como ya sabéis el riesgo cero no existe), sí que nos ayudarán a minorar las opciones de que algo vaya mal. Veremos que el camino “certero” es un poco más lento y supone incurrir en mayores gastos iniciales, pero obtendremos beneficios mayores a largo plazo y nos dejará dormir mejor por las noches.

Estos mismos pasos son de aplicación para proveedores de cualquier otra zona del mundo, pero cobran más sentido cuando la diferencia cultural, idiomática y de distancia física es tan grande.

  1. Búsqueda

Una vez racionalizado que no vamos a ningún sitio con nuestro proveedor habitual o que queremos ir buscando una alternativa “por si acaso”, es momento de comenzar la labor de sourcing. Podemos trabajar en alguna de estas direcciones:

  •  En Asia hay una cantidad ingente de ferias. Es cuestión de consultar alguno de los múltiples buscadores existentes a tal fin, para seleccionar aquellas de nuestro sector e indagar después cuál puede ser más interesante. A priori, no recomendaría ir a ferias pequeñas (menos de 500 expositores) salvo que fuese muy, muy específica. Todas ellas disponen de webs con referencias a ediciones anteriores y lista de proveedores asistentes que nos permiten calibrar su idoneidad. En caso de no existir ninguna específica de nuestro sector, podemos optar por una feria generalista como por ejemplo la de Cantón (en China y con periodicidad semestral) donde encontraremos prácticamente cualquier producto. Algunos de estos proveedores asiáticos vienen a ferias en Europa o en Estados Unidos y también podemos aprovechar para hacer algún contacto con ellos en éstas, pero su presencia es normalmente con menos producto, menos personal y no existe la posibilidad de visitar físicamente sus instalaciones.

 

  • Otra opción son las revistas especializadas y sus sites de internet. Pienso por ejemplo en Global Sources, Alibaba, Made-in-Taiwan, etc, y muchos otras donde podremos buscar fabricantes o traders para un producto en concreto. Incluso alguno se ofrece como plataforma para gestionar inspecciones, pedidos y pagos. Es una manera sencilla de poder contactar con muchos proveedores en muy poco tiempo, pero la gestión es algo más compleja que si la realizamos directamente.

 

  • Por último y la que veo como una de las más idóneas, se puede directamente preguntar a alguno de los proveedores de confianza que ya tenemos establecidos. Se esforzarán en ayudarte a encontrar opciones de suministro que puedas valorar y no se arriesgarán a recomendar alguien que les pueda dejar en mal lugar.
  1. Selección

Con nuestro catálogo de posibles futuros suministradores, es hora de hacer el filtro. ¿Quién nos puede suministrar lo que pedimos? ¿A qué precios? ¿Cuáles son los plazos de suministro? ¿Y del transporte? ¿Hay necesidad de hacer inversiones? Es importante visitar la fábrica y tener certeza de si a quien compramos es realmente un fabricante o un intermediario. Ambos tienen ventajas e inconvenientes, aunque yo prefiero trabajar directamente con el fabricante a costa de tener que realizar un mayor seguimiento y control. Muchas veces un trader solamente es un comisionista, nada experto en el producto, reacio a hacer modificaciones y con poco interés en ofrecerte exactamente lo que quieres sino que más bien centrado en cerrar la operación cuanto antes.

Debemos solicitar muestras del producto, que en ocasiones deberemos pagar y verificar que cumplen con lo acordado. Es muy conveniente trabajar un proyecto de “sourcing” con más de un oferente.

 

  1. Primeros pedidos-Homologación

Habiendo verificado que nuestra muestra cumple con nuestros requisitos y antes de lanzarnos a la piscina, conviene mojar un poco los pies. Es importante hacer un primer pedido de homologación con un lote lo suficientemente pequeño como para si algo va mal, no sea una gran pérdida, pero lo suficientemente grande para que la fabricación no pueda ser manual escogiendo los mejores productos uno a uno. Adjuntaremos a nuestro pedido una hoja de especificaciones detallando concretamente todos los parámetros del producto a comprar. Asimismo, es muy conveniente hacer una inspección en origen, bien personalmente con alguien de confianza o a través de una compañía que ofrezca estos servicios que verifique que lo que estamos comprando es efectivamente lo solicitado en nuestro documento de especificaciones. Para ello, controlaran un porcentaje significativo de las muestras contra dicho documento y validaran o no su envío.

Muchos fabricantes exigen un pago 100% por adelantado con el pedido, pero con una buena negociación es posible retrasar una parte del pago hasta que no tengamos la mercancía en nuestro transportista y un B/L (bill of lading) o AWB (air waybill) original en nuestro poder. Otra opción, sería incorporar una carta como garantía de pago sobre la calidad del producto comprado, pero asumiendo mayores costes e involucrando una tarea administrativa y bancaria que alargará los plazos.

Si es posible, homologaremos más de una fuente quedándonos con el 80-70% del volumen al preferido y el 20-30% a la segunda opción. Si la relación se consolida, intentaremos poco a poco ir retrasando nuestro plazo de pago hasta conseguir no pagar la mercancía mientras no haya sido verificada y aprobada por nuestro departamento de calidad en destino.

  1. Pedidos de lote

Si hemos llegado a este punto, significa que todo ha ido bien hasta ahora. En función de la importancia del producto y del importe de la operación/operaciones podemos plantearnos realizar un contrato de suministro que lo regule y nos dote de algo más de seguridad (poco más) en caso de algún problema. Con el paso de los pedidos y del tiempo, podemos ir rebajando el % de inspección con cada pedido (incluso saltarnos algún pedido sin ella, sin avisar al proveedor hasta el último momento) a medida que vayamos ganando confianza. Si es posible, conviene visitar al proveedor cuando volvamos alguna vez al país. Las empresas en Asia son muy dinámicas y mejoran, empeoran, cambian de manos, con mucha facilidad. Debido a ello también conviene establecer un contacto regular, mejor por escrito, para evitar malentendidos y estar al tanto de todas las novedades. Email, Wechat, Skype, Whatsapp, Telegram….etc, son herramientas muy útiles para este fin.

  1. Consejos útiles

Asia es otra cultura, y como tal las relaciones personales y profesionales son muy diferentes a las europeas. Debajo listo algunas de las más chocantes junto con algún consejo.

 

  • Les cuesta decir no/dar malas noticias: Pueden no cogerte el teléfono o no responder a los correos para evitar comentarte un retraso con el suministro, una subida importante de precio o un problema de calidad. De ahí que convenga tener un contacto regular con ellos. Por otra parte les cuesta mucho decir que no pueden hacer alguna cosa al cliente, confirmándote un “si” cuando en realidad saben que no pueden hacerlo. De ahí la importancia dejar bien claro qué compramos, cuánto cuesta, para qué fecha y cómo lo compramos.

 

  • Compra siempre que puedas FOB (free on board) en lugar de CIF (cost, Insurance and Freight) (EXW prohibido,Ex Works, en fábrica, lugar convenido). Aparentemente el precio inicial será menos atractivo pero si efectivamente se realiza un envío de igual tamaño y se comparan los costes finales entre ambos, veremos que, además de tener un mayor control sobre la gestión del transporte y los plazos, se acaba pagando menos. En Asia hay navieras que pagan en lugar de cobrar a los cargadores de envíos CIF, costes que luego repercuten al cliente final. Comprar EXW te dará muchos más quebraderos de cabeza y posibles problemas que otra cosa.

 

  • Son poco sensibles al precio-cantidad: Muchos asiáticos te darán prácticamente su mejor precio para un pedido pequeño o directamente establecen un MOQ (cantidades de orden mínimas) por debajo del cual no suministran. Aquí debemos tener en cuenta nuestros costes logísticos, la posible caducidad del producto, nuestro inventario, etc., para valorar si nos interesa o no la operación.

 

  • Son poco sensibles a la calidad/detalles: Muchos proveedores en Asia solamente quieren poner la churrera a funcionar sin importarles lo que de ella sale. Es importante hacerles entender el nivel de calidad que nosotros esperamos y poner medios en origen para que pueda conseguirse. Es falso que no haya fábricas de alta calidad en Asia, pero estas casi nunca son el precio más económico.

 

  • Siempre están abiertos a recibirte/hospitalarios. En Asia están encantados que vayas a visitarles. Su fábrica es su orgullo y te la mostrarán gustosamente. Además, querrán llevarte a comer, a cenar, de visita. Por lo general son gente muy amable y hospitalaria. Aprende alguna palabra en su idioma local, lo apreciarán mucho.

 

  • Verifica cualquier certificado, homologación, B/L, AWBL con el organismo o forwarder que lo expide. Muchas tienen bases de datos abiertas que a través del número de certificado te permiten comprobar su validez. Otras, requieren una llamada o un pequeño pago pero vale la pena.

Espero que esta pequeña guía sirva como punto de partida para encontrar ese proveedor (bueno) que os suministrará el producto que tanto estabais buscando en condiciones aceptables de suministro. Eso sí, recuerda que aún siguiendo todos los pasos escrupulosamente, siempre pueden suceder cosas, pero habremos puesto mucho de nuestra parte para que la afectación sea lo más pequeña posible y la solución esté ya encaminada.

Sobre el autor…

  Andrés Muñiz Fernández

Profesional con más de 10 años de experiencia en compras para el sector industrial en entornos internacionales. Ingeniero Industrial en Organizacion Industrial. Global Executive MBA

Corporate Sourcing Manager en Samoa Industrial