Los 5 errores más comunes en el proceso de compras (que tienen fácil solución)

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Los 5 errores más comunes en el proceso de compras (que tienen fácil solución)

Una óptima gestión del  proceso de compras debe ser rápida, eficiente y precisa. Esto es lo deseable, pero la realidad es bien distinta. A pesar de todas las precauciones, los problemas aparecen. Hablamos de un amplio abanico de contrariedades que va desde el consabido error humano –nadie es perfecto- hasta las deficiencias organizativas. Todo esto suele tener un impacto negativo en el departamento de compras, sin importar todas las medidas previas que se han implantado para prevenirlas.

A continuación, te presentamos los errores más comunes y maneras sencillas de ponerles solución.

Una proceso de compras óptimo debe ser rápido, eficiente y preciso. Clic para tuitear

1. Órdenes de compras accidentales

¿Has pedido un artículo que no tocaba? ¿O la cantidad equivocada? Si tienes una buena relación con tu proveedor, es tan sencillo como admitir tu error, descolgar el teléfono y rectificar la orden. Esto puede ahorrarte grandes dificultades a largo plazo. Hoy, dada la velocidad de las transacciones, estos tipos de errores de pedido siguen siendo comunes y preocupantes ya que cuestionan los controles que existen en la cadena de suministros. La adopción de un protocolo que permita la aprobación de más de una persona es un salvoconducto contra errores como este en el futuro.

2. Proveedores inflexibles

Muchas decisiones de compra se correlacionan con la estrategia de gestión de riesgos de una empresa: cuanto más bajos son los costes, mejor se reflejan éstos en el resultado final. La mayoría de los proveedores reconocen que se adaptan a las necesidades de una compañía compradora para maximizar su desempeño. Sin embargo, algunos proveedores no pueden ofrecer descuentos. Antes de optar por un proveedor inflexible, considera otras opciones de negociación. ¿Puede el proveedor pagar por el envío? ¿Es posible el descuento en pedidos al por mayor? Seguro que un gran jefe de compras como tú que será capaz no solo de encontrar un poco de espacio para la negociación, sino de sentirse cómodo haciéndolo.

3. Exceso sobre el presupuesto

Si tienes en cuenta la salud y el bienestar de tu empresa (y seguro que así es), lo más probable es que las transacciones de compras que superan tu presupuesto no se deban a gastos imprudentes. Es más que probable que se haya traspapelado una notificación o que exista una brecha de coordinación en el protocolo de adquisiciones que deba abordarse lo antes posible. Las actualizaciones presupuestarias periódicas que afecten la situación financiera de todos los eslabones de la cadena de suministro, incluidos los cambios presupuestarios, contribuirán en gran medida a corregir este problema.

Plataforma de Compras

4. Compras aceleradas

Comprar por impulso, tomar decisiones emocionales basadas en las preferencias de los proveedores y literalmente hacer pedidos por teléfono son a menudo las causas más comunes de los errores del proceso de compras, especialmente si la empresa es una empresa que está creciendo rápidamente. Cuando una empresa se lanza al mercado por primera vez, sus máximos responsables quieren asegurarse de que todo está pedido y colocado en su sitio. Arrancar desde cero y corriendo, queriendo abarcar todo a velocidades vertiginosas a menudo significa ignorar los pasos de precaución que pueden desencadenar en excesos de costes en el inventario antes de que los flujos de ingresos puedan compensar estas compras. Un proceso de compras definido permite tanto pedidos rápidos como decisiones más reflexivas. Es cierto, esto necesita tiempo (y no es una solución sencilla) pero te ahorrará mucho trabajo a corto plazo.

5. Bienes Dañados

 Si el pedido que acabas de recibir está dañado de alguna forma, tienes dos opciones: 1) rechazar la entrega 2) aceptar los artículos indicando claramente el estado del envío. Dependiendo de quién haya pagado los costes de transporte, deberás notificarlo inmediatamente al transportista y al proveedor y negociar quién es el responsable de compensar a la compañía. Ten en cuenta que si los artículos se han dañado durante el transporte y la empresa pagó los costes, la responsabilidad ya no recae en tu proveedor sino en el transportista/servicio de mensajería. Considera tener una lista variada de empresas transportistas/mensajería en caso de que te falle alguna. Y asegúrate de informar sobre cualquier tipo de discrepancia tan pronto como te sea posible para agilizar las soluciones ya sea con tu proveedor o con tu servicio de mensajería.  Dado que la mayoría de los problemas en el proceso de compras puede atribuirse a errores humanos, estos problemas pueden resolverse con bastante facilidad. Asegúrate de que su tu proceso de compras tiene en cuenta estos errores y de que la relación con los proveedores se basa en una comprensión mutua. Cuantas más precauciones tomes, menos impacto tendrá este tipo de errores en tu empresa.