5 Claves para un proceso de licitación exitoso

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5 Claves para un proceso de licitación exitoso

Conseguir al proveedor adecuado, con las mejores condiciones de precio, calidad y servicio para nuestra empresa, es el objetivo último de todo departamento de compras. Muchas veces esto es sencillo; hay ocasiones en las que solo hay un proveedor (single source) que nos lo pueda proporcionar (por patentes, mantenedor oficial o política de empresa, por ejemplo), o bien se trata de un proveedor de confianza con el que tenemos cerrado un acuerdo a largo plazo, o si hablamos de compras de importes relativamente pequeños que podamos cerrar previa la clásica comparativa de 3 presupuestos (esto último dependerá de la política de compras de cada empresa).

En estos supuestos, la elección de proveedor suele ser relativamente clara. Sin embargo, hay ocasiones en las que un proveedor habitual nos falla por uno u otro motivo u ocurre que el importe del contrato es lo suficientemente importante como para que haya que salir a mercado vía licitación o RFP para elegir al proveedor que debe cubrir esa necesidad de aprovisionamiento o servicio.

“La finalidad de sacar una licitación de mercado, es conseguir al mejor proveedor para el servicio o suministro que el cliente final necesita, de la forma más objetiva y transparente posible”

Los procesos de licitación son largos y laboriosos y, desde mi experiencia, la clave del éxito de los mismos está en una buena preparación previa de la misma. No basta con pedir precios, comparar y adjudicar; hay que asegurarse que lo que presupuestan es lo que se necesita, que el precio se ajusta a lo que ofrecen y que la empresa adjudicataria podrá llevar a cabo el contrato de forma eficaz y rentable para ambas partes durante toda la duración que el contrato requiera.

Para conseguir esto, los siguientes son, desde mi experiencia, los puntos claves de toda licitación:

  1. Un buen estudio de mercado de proveedores. A la hora de invitar a proveedores a una licitación, no te quedes sólo en los que ya conoces o has trabajado con ellos previamente. Acude al mercado, estudia e investiga qué otras empresas podrían prestar ese servicio o material y a las que aún no conoces. Apóyate también en los técnicos o departamentos de tu empresa que requieran de ese proceso; ellos te ayudarán a ampliar esos posibles candidatos. Una vez hecho un buen listado; escoge a los que serán finalmente invitados. En mi opinión, es imprescindible ver su situación financiera (webs como eInforma son muy útiles para ello). Estudia su cobertura geográfica, capacidad, tamaño, facturación, etc. Asegúrate de que cumplirían los criterios de homologación de tu empresa en caso de trabajar con ellos. Esta criba previa es muy importante ya que la finalidad de este estudio no es invitar a muchas, sino que las empresas finalistas invitadas sean las más adecuadas para lo que necesitas cubrir.
  2. Preparación de la documentación. Evita dejar aspectos a la estimación del proveedor, cuanta más información se les proporcione a los proveedores, más afinará la oferta que presentarán. Información sobre históricos de actividad, volúmenes de compra, niveles de servicio, posibilidad de visitas (si se trata de un servicio), tiempos de entrega y respuesta, inventarios, fotos, etc., es fundamental. También preparar un buen pliego técnico de condiciones donde se indiquen, entre otros, el calendario de licitación, el contrato futuro y demás documentos de obligada firma en caso de ser adjudicatarios, las personas de contacto para el proceso, la duración del contrato, los procedimientos internos necesarios a cumplir, los pesos dados a la oferta técnica y a la económica o cualquier otro requisito imprescindible para el desarrollo del contrato. Prepara unas buenas plantillas de cotización, claras y fáciles de cumplimentar, que te permitan luego poder alinear las ofertas entre los distintos participantes con facilidad. Da la opción a una ronda de preguntas. Todo esto hará que no te encuentres sorpresas a la hora de recibir las ofertas y que éstas se ajusten a lo que realmente necesitas.
  3. Contacto con proveedores. Llegado el momento de lanzar la licitación, si puedes hacer uso de una plataforma para RFP, un software de negociación electrónica, utilízalo. Da una imagen mucho más profesional y transparente del proceso y te permitirá gestionar la documentación de forma sencilla. En caso de que no dispongas de ella, se puede lanzar por email, pero cuidado con el peso de los ficheros a compartir y la información que se envía por este medio.
  4. Reuniones con finalistas. Una vez recibidas las ofertas y con ellas bien alineadas y comparadas, elige a los finalistas del proceso. Es muy importante tener una reunión con ellos en la que te puedan explicar claramente la propuesta técnica y económica que han presentado. Intenta que estén involucrados las personas que luego gestionarán el contrato en caso de no ser tú, y que por parte del proveedor no sólo acuda su departamento comercial o de ofertas, sino que también estén presentes las personas que serán el enlace operativo entre vosotros y ellos. Esta reunión debe servir para que todas las dudas sobre su oferta entre ambas partes queden resueltas de cara a una posible adjudicación.
  5. Adjudicación y cierre de acuerdo. Tras las reuniones, hay que tomar la decisión de quién será el adjudicatario. En el caso de que se haya elaborado la licitación para un departamento distinto de compras, compras recomendará un adjudicatario, pero la decisión final estará en manos del departamento o cliente final que necesita al proveedor. Es importante hacer una comunicación formal por escrito de la adjudicación donde, si es posible, ya se incluya el contrato, acuerdo o tarifario a firmar según la oferta que haya ganado. También es importante comunicar al resto de empresas la no adjudicación indicando, siempre que sea posible, el motivo por el que no se cuenta finalmente con ellas. Agradecerán ese feedback y la comunicación formal de cierre del proceso.

Estas líneas básicas se pueden adaptar al tipo de licitación que necesites realizar, pero de una forma u otra deberían tenerse en cuenta. Es lo que permitirá al final del proceso, tener al mejor proveedor con el mejor coste y el mejor servicio para tus necesidades, establecer una relación contractual fuerte, duradera y ventajosa para ambas partes y no encontrarte sorpresas a lo largo del contrato.

 

Sobre el autor…

  Natalia Rodríguez Palma

Sourcing Specialist en CBRE Global Workplace Solutions. Profesional con más de 12 años de experiencia en departamentos de compra de servicios y aprovisionamiento. Especialista en Facility Managent. Licenciada en Administración y Dirección de Empresas. MBA por el Instituto de Empresa.

 

 

2018-01-04T11:48:58+00:00