En una empresa, el almacén no es solamente un lugar donde guardar la mercancía, sino que se trata de una parte del negocio a la que hay que prestar especial atención
Hablamos de un área que, además, se lleva una gran parte de los gastos totales.
Es de suma importancia también de cara a nuestros usuarios, al servicio que prestamos, ya que es el punto de partida de nuestro producto. Aquí es donde comienza la satisfacción o no del cliente. Una vez que la persona se ha decido a realizar la compra y la documentación necesaria ha seguido su curso, el siguiente paso consiste en recoger el producto del almacén y comprobar que está donde tiene que estar (para no retrasar su búsqueda y consiguiente envío) y en perfectas condiciones (sin ningún desperfecto). Por lo tanto, debemos darle la importancia que se merece y no dejar pasar por alto ningún aspecto de la cadena de suministro.
Pero no siempre otorgamos al almacén la importancia que se merece, o no tenemos en cuenta determinados aspectos por considerarlos demasiado básicos u obvios. Sin embargo, el correcto funcionamiento del almacén nos permitirá minimizar los errores y evitar con ello los cuellos de botella.
Algunos de los aspectos que menos se tienen en cuenta y en los que más fallos se cometen son los siguientes:
Organización
Muchas veces no se tiene organizado el almacén como se debería y a la hora de buscar un determinado producto invertimos más tiempo del necesario. Esto conlleva un aumento de los plazos de entrega, que, a su vez, puede causar una disminución en la satisfacción del cliente o a su pérdida.
Otro punto son las ubicaciones. Cuando las empresas van creciendo, lo hacen también la cantidad de productos en su almacén, y si este no se mantiene organizado y no se respeta el espacio de cada producto, se llega a un punto en el que perdemos su ubicación, alargando de nuevo los plazos de entrega.
El espacio tampoco se tiene en cuenta en muchas ocasiones, y los productos terminan llenando los pasillos del almacén u otros lugares no muy recomendados, produciéndose en muchos casos roturas o pérdidas (en el caso de que el producto requiera unas necesidades concretas).
Trazabilidad
Tenemos que asegurarnos una buena trazabilidad tanto interna como externa del producto. Con una completa visibilidad de la cadena de suministro nos será más fácil conseguir la trazabilidad sin recursos adicionales.
La cadena de suministros ha de ser detallada y clara, ya que estamos continuamente intercambiando mercancías e información entre los diferentes eslabones que la componen.
Para conseguir esta trazabilidad tenemos que:
- Asegurar el flujo de datos e información desde el inicio hasta el final del proceso, sin dejar de lado ninguna parte de la cadena.
- Llevar un registro de todos esos datos en tiempo real.
- Tener claro todos esos datos y comprenderlos, es la base para crear etiquetas o informes claro e inequívocos.
- Compartir estos datos con cada eslabón de la cadena en tiempo real.
Gestión de la información
Esto se relaciona con el punto anterior. Si no tenemos una buena trazabilidad, con todos los datos claros, visibles y actualizados, es decir, en tiempo real, no podremos gestionar la información de forma eficiente.
La capacidad para hacer uso de la información cuando y donde la necesitemos, y su fiabilidad debe ser total.
Inventario
El aprovisionamiento es el elemento principal de toda la cadena de suministro, y un fallo en este punto puede desencadenar problemas de stocks, por exceso, o por defecto. Afectando a la eficiencia, eficacia y nuevamente, a la satisfacción del consumidor final.
También afecta a la rentabilidad de la empresa, ya que una mala gestión del inventario puede provocar la pérdida por caducidad u obsolescencia de productos.
Es vital para toda compañía llevar un control de existencias exhaustivo, claro, detallado y en tiempo real para evitar una serie de numerosos problemas que se pueden derivar de no hacerlo de este modo.
Coordinación
La falta de coordinación e integración por parte de todos los departamentos que influyen en la cadena.
A esta integración debe añadirse el hecho de compartir la información en tiempo real, como hemos mencionado anteriormente, para evitar la duplicidad de tareas o su no realización.
Teniendo en cuenta cada uno de estos aspectos podremos evitar caer en una gran parte de los errores más comunes en que se caen en la cadena de suministro, así como hacer frente a ellos de una manera más rápida.
Pero no debemos olvidarnos tampoco de otro aspecto, que resulta imprescindible para toda la cadena de suministros, y para la empresa en su conjunto.
Seguimiento y Medición: El uso de KPIs
Realizar un seguimiento de los KPIs que consideramos más importantes para la empresa para llegar conocer la productividad de la misma y el coste de las operaciones logísticas. Con esto podremos potenciar los puntos fuertes y hacer frente a los puntos más débiles que encontremos en el negocio. Alguno de los KPIs más utilizados en almacén son:
- Porcentaje de coste de los bienes almacenados
- Porcentaje de los gastos de almacén respecto a los gastos generales y administrativos
- Porcentaje de ocupación del almacén
- Porcentaje de los gastos de almacén respecto al coste del inventario promedio
