Los proveedores son piezas clave para el buen desarrollo de la cadena de suministro, pero a veces su rendimiento no es el esperado
Para toda estrategia procurement, los proveedores son factores de gran peso en el desarrollo y confección de las estrategias de adquisiciones. Si atendemos a las nuevas tendencias en el terreno de las compras, las relaciones a largo plazo con los proveedores y su perfil como aliado estratégico para las empresas, aumentan la importancia de estos en los procesos procurement. Trabajar con proveedores ineficaces es uno de los problemas más comunes que pueden sufrir este tipo de proyectos de adquisiciones.
Cuando se habla de proveedores ineficaces nos estamos refiriendo a aquellos proveedores que mantienen una dinámica de fallas o errores que afectan de alguna manera al rendimiento de los procesos internos de negocio: entregas tardías, bajo cumplimiento con los estándares de calidad, documentación incorrecta, etc…
Sufrir estos inconvenientes derivados de las malas prácticas de proveedores ineficaces, es un contratiempo que hay que solventar de la mejor manera posible, sobre todo si el proveedor o grupo de proveedores son interesantes e importantes para el desarrollo del negocio. Por lo tanto, se deberá actuar con firmeza pero con las dosis de empatía necesaria para poder finalizar el proyecto procurement con éxito.
Como en muchas otras situaciones, la prevención es la mejor herramienta para no encontrarse con este tipo de cuestiones inoportunas. Para ello se puede tener en cuenta una serie de factores y acciones que pueden facilitar la solidez de las relaciones con los proveedores.
Protocolo de control de proveedores ineficaces
La aparición puntual de fallos en los procesos internos de negocio por parte de los proveedores, debe de ser motivo suficiente para acometer un seguimiento, no por desconfianza, sino por responsabilidad y profesionalidad.
Así pues, podemos enumerar una serie de cuestiones clave para mejorar las relaciones y los procesos funcionales con los proveedores:
- Transparencia y especificación detallada de los requisitos en cualquier vía de comunicación (especificaciones, órdenes de compra, emails, etc…). Es muy frecuente que surjan malentendidos simplemente porque la empresa procurement no ha dejado suficientemente claro los requisitos deseados. Estos tipos de problemas no siempre son responsabilidad o culpa de los proveedores.
- Desarrollo de análisis y métricas de las empresas proveedoras, datos y estadísticas sobre los tiempos de envío, mercancías defectuosas, problemas de papeleo, etc. Estos informes han de ser reportados a los proveedores para dejar presente los inconvenientes y las posibles soluciones para el futuro.
- Acordar reuniones periódicas con ambas partes para discutir y debatir dudas, problemas, preguntas, ideas y soluciones para desarrollar estrategias de mejora continua.
- La gestión y control del rendimiento de proveedores no debe limitare a momentos de error, tiene que ser un proceso sistemático integrado en la habitual metodología de trabajo.
No obstante si el problema persiste y es continuado, no hay otra opción que prescindir de los proveedores ineficaces pues, aunque puedan proporcionar bienes y servicios esenciales, no significa que otro proveedor no pueda hacer lo mismo y mejor.
