La gestión de contratos en el departamento de compras ocupa un papel esencial en todo el ciclo de vida de los procesos de compras.
La figura de los contratos esta íntimamente vinculada a las relaciones con las partes interesadas que componen un proceso de compras.
La transformación digital ha sido un factor clave para poder agilizar todo aquello relacionado con la gestión de contratos en el departamento de compras. Esto hace que la gestión de contratos sea mucho más eficiente y mejor gestionada.
Veamos algunas de las tareas más importantes que hacen de la gestión de contratos en los departamentos de compras digitales una labor eficaz.
Gestión de contratos en el Departamento de Compras: tareas principales a desarrollar
Con una eficaz plataforma de compras es posible mejorar la eficiencia de las tareas más importantes dentro de la gestión de contratos.
Estas son algunas de las tareas que se mejoran al aplicar la tecnología en la gestión de contratos en el departamento de compras:
Eliminación del proceso manual de creación de órdenes de compra y documentación relativa a la negociación
Compilar todo tipo de información relativa a proveedores o a cualquier tarea relativa al proceso de compras puede ser una tarea compleja y poco eficaz.
Mediante un software de compras es posible contar con un eficiente repositorio completo de datos de contratos, permitiendo que los profesionales de adquisiciones identifiquen al proveedor correcto y creen fácilmente documentos de negociación efectivos.
Se elimina una transparente de los procesos manuales minimizando el error humano y conformando una base de datos mucho más real y completa que permite desarrollar procesos mucho más efectivos.
Simplificación de los procesos de compras
Gracias a la automatización de procesos se simplifican una gran parte de las tareas de los procesos de compras. Se ahorra tiempo y se eliminan búsquedas manuales ineficientes de información relacionada con proveedores y contratos vigentes.
Se reducen los costos relacionados con las adquisiciones y mejora la eficiencia y la productividad del departamento.
Visibilidad del rendimiento del contrato en toda su cadena de valor
Con un sistema capaz de medir y monitorizar el cumplimiento de los términos de los contratos por parte del proveedor, facilita corregir los problemas en su etapa inicial y cambiar a los proveedores que se están desempeñando mejor para una futura contratación.
Planificación y previsión
El proceso de gestión de compras y contratos debe planificarse estratégicamente teniendo en cuenta una serie de factores: precios, estructura de mercado, competencia, etc…
Toda la información y documentación almacenada digitalmente es una buena base para poder planificar y prever los futuros contratos, desarrollando estrategias de compras mucho más reales y beneficiosas.
Fácil supervisión y administración de los gastos en los contratos
La transparencia del gasto en todas las tareas de compras ayuda a mitigar el ahorros lograr la excelencia operativa.
A través de un sistema digitalizado es posible visualizar fácilmente todos los gastos relacionados con los contratos con proveedores, monitorizándose fácilmente por los profesionales de compras.
Esto repercute en una mejor respuesta ante los cambios y un mayor control sobre todos los términos de los contratos.
No hay duda que un mejor control de la visibilidad y seguimiento de los contratos ayudará a tener presente su óptimo cumplimiento.
También, otra de las mejores prácticas para mejorar la gestión de contratos en el departamento de compras es poder obtener una visibilidad mucho mayor del desempeño de las relaciones con los proveedores.
Las plataformas de compras ofrecen el escenario digital ideal para poder desarrollar todas las tareas relativas a la gestión de contratos con una mayor transparencia y visibilidad para todas las partes interesadas, conformando un proceso de compras mucho más sólido y eficiente.
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