Los procesos de compras implican un buen número de partes interesadas. Especialmente, lo proveedores, son la clave para desarrollar procesos de compras eficaces y de gran rendimiento. Utilizar los recursos necesarios puede marcar la diferencia, como aquellos documentos capaces de facilitar la toma de decisiones. Entre ellos, la solicitud RFI puede ser el mejor comienzo para una óptima estrategia de compras.
De entre los diferentes documentos que puede utilizar un departamento de compras, la solicitud RFI marcará el inicio de una serie de procesos informativos en busca del objetivo deseado.
Sigue leyendo vamos a comentar algunas cuestiones interesantes sobre la solicitud de RFI.
¿Qué es la solicitud RFI?
Solicitud de información (RFI), como su propio nombre indica, es un documento para requerir información.
Las RFI pueden ser muy útiles en situaciones en las que una empresa tenga poco conocimiento sobre posibles proveedores y quiera reducir el tiempo y el costo de evaluarlos.
Cualquier compañía puede comenzar este proceso de bajo costo invitando a proveedores potenciales a proporcionar información detallada sobre sus diferentes características.
Con base en esta información, las empresas pueden construir bases de datos de proveedores e incluso pueden lograr una mejor organización de los proveedores para diferentes procesos de compras.
Enviar RFI de un modo periódico ayuda a los proveedores a conocer las necesidades del mercado y de las empresas, focalizando las preferencias de abastecimiento en cada momento.
La solicitud RFI es interesante y ventajosa para ambas partes:
Para compradores
- Se obtiene información de alto nivel sobre mercado, proveedores y sus capacidades, etc… información que puede ser una ventaja competitiva a la hora de diseñar la estrategia de compras.
- Libertad para desarrollar cuestiones y preguntas orientadas a las necesidades de la empresa.
- Enumerar diferentes criterios generales para filtrar de un modo eficaz a los proveedores.
Para proveedores
- Posibilidad de detallar sus productos, servicios, capacidades y experiencia.
- Método que ofrece un tiempo de espera más corto y rápido.
Un dato clave en una buena solicitud RFI es centrarse en los requisitos que son únicos para la empresa compradora, facilitando la diferenciaron entre las distintas solicitudes.
Pero ¿Cómo se hace una buena solicitud RFI?
Realmente no existe una plantilla única para desarrollar una profesional solicitud RFI, pero si es posible determinar ciertos puntos básicos que se deben incluir en este documento:
Visión General
La primera de las secciones de la RFI es la Visión General. Se deben describir las metas y objetivos de la empresa. Información introductoria sobre la empresa solicitante de la RFI. Al final de esta sección, el proveedor debe saber quién es la empresa solicitante y que el documento es una RFI.
Información Requerida
Esta sección debe detallar qué información se necesita del proveedor, incluidas especificaciones tales como plazos de entrega y requisitos funcionales.
Se debe obtener información y detalles necesarios para conocer la viabilidad o no del proveedor.
Expectativas de la Respuesta
Esta parte debe describir lo que se espera de la respuesta tanto en términos informativos como en tiempo y modos de respuesta. A día de hoy, gracias a las plataformas de compras este tipo de solicitudes son digitales, lo que ha facilitado mucho la eficacia de estos documentos.
Aclaración
Lugar para mencionar detalles que no se han incluido en las secciones anteriores y para explicar qué información no se busca.
Algunos consejos para desarrollar una solicitud RFI óptima son:
- Limitarse solo a la información que se necesita.
- Intentar ser lo más específico en la solicitud de datos.
- Recursos y capacidades son los conceptos a conocer. El precio no entraría en esta fase.
- Dar tiempos de respuesta justos.
Una buena solicitud RFI obtendrá respuestas e información claves para dar viabilidad al proveedor, conformándose una cartera de proveedores de gran valor para las futuras estrategias de compras.
