Los contratos son parte innata de los procesos de compras. Poseer un sistema de gestión de contratos sólido, eficaz y transparente es clave para impulsar la eficiencia, respaldar las relaciones comerciales y proteger los intereses de una organización.
Cuando se habla de un sistema de gestión de contratos, se hace referencia a una aplicación o un software automatizado que digitaliza la gestión del ciclo de vida de los contratos.
Las plataformas de compras son, sin duda alguna, el recurso más completo e ideal para gestionar todos aquellos procesos vinculados a las compras de una empresa. Entre estos procesos, la gestión y control de los contratos es fundamental para una mejora continua y favorecer la eficiencia final.
Un sistema de gestión de contratos permite las mejores prácticas posibles aportando una serie de beneficios ¡Vamos a conocerlos!
Sistema de gestión de contratos: Beneficios
La digitalización y automatización que promueve un sistema de gestión de contratos aporta una serie de beneficios que facilitan una mejor administración de la contratación de compras ¿Cuáles son?
Aceleración de la revisión y aprobación de contratos
A través de un sistema de gestión de contratos, se automatizan rutas de aprobación y gestión para que el proceso de contratación lleve mucho menos tiempo.
En este escenario, entran de lleno un nuevo contexto para la gestión de contratos: plantillas, términos estandarizados, firma electrónica, configuración de campos personalizados (tipo de contrato, el equipo, el nivel de prioridad…).
Con todo esto, se aligera mucho el proceso de contratación y mejora la eficiencia del mismo.
Reduce el riego
Otra gran ventaja de la implementación de un sistema de gestión de contratos, está vinculado a la reducción de riesgos.
En este sentido, se suelen vislumbrar tres tipos de categorías de riesgos que se reducen altamente:
- El cumplimiento final de las gestiones relativas a los contratos. Por ejemplo, al efectuar procesos de auditorías.
- Cumplimiento de los contratos, mediante análisis sobre la salud de las relaciones comerciales.
- Control sobre el modo de hacer negocios, al utilizar de forma estandarizada plantillas de contrato y las bibliotecas de cláusulas que aseguran un control sobre la forma de los contratos.
Visibilidad de los contratos
Muchas veces hemos comentado que la falta de visibilidad en los procesos de compras es uno de los factores de mayor riesgo que existen.
A través de una solución de gestión de contratos, la visibilidad se convierte en una de las mayores ventajas competitivas.
Así pues, el contexto de trabajo cambia y se vuelve más colaborativo, con ello más miembros del equipo pueden iniciar solicitudes de contrato y observar el progreso. Esto permite ver proveedores, precios, obligaciones contractuales, etc…
Efectividad en la renovación de contratos
La digitalización y automatización de un sistema de gestión de contratos, reconoce automáticamente la fecha de renovación que figura en un contrato y se activará un recordatorio.
Además facilita el seguimiento de los términos y obligaciones de todos los contratos relativos. Se tiene un mayor control de los contratos, además de sus posibles cambios y variaciones.
La única forma verdadera de proteger un contrato es mediante el uso de estrictos controles de acceso y una vigilancia constante.
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