Control de costos y gestión del costo excesivo

Toda teoría o argumentación técnica sobre conceptos derivados del procurement pueden resultar un poco complejas. Con un buen ejemplo siempre es mucho más accesible entender cuestiones y términos relacionados con cualquier especialidad. En  este caso, el tema que deseamos plasmar es el control de costos en los procesos de compras, una función básica dentro de las responsabilidades de un gerente de compras, el cual mostraremos bajo el contexto que nos ofrece el control de costos de alimentos y bebidas, un sector donde la labor procurement es vital para un buen desarrollo del negocio.

El proceso de negocio de alimentos y bebidas es aquel que conlleva las acciones de comprar, recibir, almacenar, emisión y preparación de alimentos y bebidas para su venta. El control de costos es aquel procedimiento por el cual el responsable de compras tienes dos funciones básicas: la regulación de los costos y la protección contra el coste excesivo.

Dentro de un profesional análisis del control de costos de alimentos y bebidas se distinguen dos factores como verdaderos responsables de los temidos costos excesivos. En un primer lugar, y siempre hablando del sector de alimentos y bebidas, la ineficiencia es clave para incrementar los costos de cada compras, por ejemplo, un ineficaz mantenimiento o almacenamiento de los productos. El otro factor que acrecenta los costos excesivos es el desperdicio de la materia prima, que lleva una pérdida de stock continuada sin obtener beneficio.

Estos dos factores son los que podemos ver en la práctica del desarrollo del negocio, forman parte del día a día y son posteriores al proceso de compras. El control de costos de alimentos y bebidas es una tarea a realizar antes de la compra.

Puntos tener en cuenta para un eficiente control de costos de alimentos y bebidas

Los responsables de compras, para realizar una buena gestión de sus funciones, deben tener una clara visión del mercado y la industria en la que se mueven. En el sector de la alimentación y bebidas, las variaciones de los costos ocurren con mucha frecuencia, pues son muchos los elementos que entran en juego: el tipo de servicio ofrecido, la ubicación, o el volumen de negocio son responsables de las variaciones y las fluctuaciones de los costos.

Un buen análisis del control de costos de alimentos y bebidas integra un profundo estudio del sector que se está trabajando, con el fin de tener una visión real y actual del precio de mercado.

Otro punto a tener en cuenta en el control de costos de alimentos y bebidas son los diferentes tipos de costos que podemos encontrar dentro del proceso de compras en este sector, así pues, podemos definir los siguientes:

  • Costo Real. Son aquellos costos o gastos que han sido o son, un gasto que ya se conoce su valor y se ha establecido.
  • Costo presupuestado. Este tipo de costo es aquel que viene de la previsión de las necesidades del negocio. En la industria de la alimentación y la bebida, son costos que oscilan de un mes para otro y su análisis es el principio del control de los costos.
  • Costos controlables. Aquellos costos que pueden ser gestionados a corto plazo, los costes directos suelen ser más controlables que los que provienen de los gastos indirectos: promociones, publicidad son recursos claves para promover una buena gestión del negocio dentro de esta sección y forman parte de estos costos controlables.
  • Costos No-Controlabes. Estos por el contrario no pueden ser gestionados a corto plazo, en este caso tenemos los impuestos o la depreciación de las materias primas (alimentos y bebidas), conceptos claves para el desarrollo de este tipo de negocios.

Una vez visto un esquema sencillo de los costos que nos podemos encontrar, es prioritario hablar sobre el gran concepto que incide en el control de gastos, el presupuesto. La confección y planificación del presupuesto es una función prioritaria para poder tener en nuestras manos el control de costos. Dentro del sector de alimentos y bebidas se requiere una previsión sobre el producto a ofrecer y una estimación de clientes potenciales para cada periodo.

Son muchas las ventajas de la gestión del presupuesto en el control de costos de alimentos y bebidas, entre otras podemos destacar:

  • A nivel organizativo, incentiva la implicación de los trabajadores en la planificación apostando una mayor transparencia en los datos de información (potencia la disminución de problemas de ineficiencia y desperdicio).
  • Nos establece una meta u objetivo que nos posibilitará hacer un estudio sobe los resultados reales obtenidos.
  • Una buena definición de presupuestos nos harán más flexibles a los cambios con una mayor adaptación a los imprevistos en los que se mueve este sector.

Los costos existen y no se pueden eliminar, pero si es posible reducir su valor llevando un profesional control de los mismos, beneficiándonos en diferentes áreas de nuestro negocio.