El aprovisionamiento electrónico forma parte de las estrategias derivadas del denominado e-procurement representado por las, cada vez más comunes, plataformas de compras o de negociación electrónica.
Sin duda alguna, las ventajas del aprovisionamiento electrónico y de la tecnología aplicada a las compras de una empresa se vuelven más reales a medida que se hace más evidente la comprensión de sus múltiples usos.
Entre otras, se destacan las siguientes:
- Reducción de costos. Los costos se pueden reducir al aprovechar el volumen, al tener relaciones estructuradas con los proveedores y al utilizar mejoras del sistema para reducir el gasto externo y mejorar la calidad y el rendimiento del proveedor.
- Visibilidad de gasto. El seguimiento centralizado de las transacciones permite informes completos sobre solicitudes, artículos comprados, procesos de pedidos y pagos realizados. Además de un control exhaustivo de los términos de los contratos activos.
- Mayor Productividad. El acceso más rápido a datos y la automatización de las tareas, facilita la liberación de ciertas rutinas potenciando una mayor productividad en otras actividades como la mejora de las relaciones con los proveedores.
Cuando un buen sistema y estrategia de compras funciona bien, las compras se realizan sin problemas. Pero si se está trabajando con un sistema ineficiente los problemas pueden aparecer. Muchos problemas en el departamento de compras se pueden resolver con tecnología.
Sin embargo, incluso cuando se utiliza el aprovisionamiento electrónico, todavía hay algunas tareas que necesitan un toque humano para mejora su optimización y rendimiento.
Así pues, la aparición de errores en el aprovisionamiento es algo común, conocer su naturaleza y su resolución se vuelve una tarea más para alcanzar los objetivos.
Aprovisionamiento electrónico: Errores
La tecnología ayuda mucho en las nuevas tendencias de las compras. Son sistemas eficaces y muy resolutivos pero eso no significa que trabajen solos.
Cualquiera sea la causa raíz de los errores de compra mediante aprovisionamiento electrónico, dejarlos sin verificar puede terminar siendo muy costoso para su empresa.
A continuación, vamos a enumerar algunos de los errores comunes que se presentan al trabajar mediante aprovisionamiento electrónico:
Sistema mal implementado
Este problema surge de la falta de planificación inicial. Los sistemas deben integrarse con los sistemas corporativos existentes para que interactúen hasta la experiencia de la interfaz del usuario final.
Es un punto clave confiar en plataformas de compras capaces de ofrecer un buen servicio de asesoramiento y atención al cliente, para un proceso de implementación óptimo.
Aprovisionamiento electrónico para todos
Estructurar el proceso de implementación para involucrar a todos los usuarios. Obtenga información de los usuarios finales durante todo el proceso de implementación. Su colaboración y comentarios es un feedbak esencial para el éxito final.
Ineficaz automatización de procesos
El aprovisionamiento electrónico ofrece unas excelentes opciones de automatización, añadiendo una rentable agilidad al departamento de compras.
La ordenada y planificada automatización de documentos y operaciones de procesos son dos funciones principales que pueden convertir su estrategia de adquisición electrónica en una máquina de productividad.
Falta de inclusión de métricas de rendimiento
Muchas empresas tienen la mentalidad de que una vez que un sistema está implementado, todas las ventajas se lograrán automáticamente.
Un hecho innegociable es la consideración de un conjunto integral de métricas que ayuden a proporcionar un mejor marco para la evaluación comparativa y permitir que el proceso de adquisición se gestione de manera más efectiva. Algunas áreas de métricas a considerar pueden incluir la efectividad, eficiencia, calidad…
Los principales errores que se suelen cometer con todo aquello racionado con el aprovisionamiento electrónico vienen dados por el mal uso de la tecnología y de la metodología de trabajo aplicada a ellas.
Un sistema sólido y bien implementado tanto técnica como funcionalmente ha de ser la base para minimizar errores y establecer nuevas estrategias de adquisición vinculadas a los métodos tradicionales de compra.
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