Software de órdenes de compra ¡Todo ordenado!

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Software de órdenes de compra ¡Todo ordenado!

Software de órdenes de compras, así es como también debemos de conocer a las plataformas de compras.

Las órdenes de compras son uno de los actores esenciales en cualquier proceso de compras. Mediante un software de órdenes de compra, estos importantes documentos serán gestionados de manera ordenada y transparente, potenciando una funcionalidad más dinámica con el mínimo error.

Hablamos de error, porque muchas de las alteraciones de éxito o de fallos funcionales vienen dados por  las órdenes de compra. Odiadas por muchos, básicas para otros, lo que está claro es que una metodología de trabajo basada en una óptima gestión de las órdenes de compra resulta esencial para sacar el máximo rendimiento a las compras.

Software de órdenes de compra para controlar estos importantes y necesarios documentos… pero comencemos por el principio ¿Qué son las órdenes de compra?

Plataforma de Compras

¿Qué son las órdenes de compra?

Una orden de compra es un documento legalmente vinculante entre un proveedor y un comprador.

Detalla los artículos que el comprador acepta comprar a un determinado precio, además describe la fecha de entrega y las condiciones de pago para el comprador.

Cuando un proveedor acepta una orden de compra, se forma un contrato legalmente vinculante entre las dos partes. Además, el comprador siempre debe comunicar de manera clara y explícita sus solicitudes al vendedor para que no haya confusión cuando se recibe la orden de compra.

El software de órdenes de compra ha hecho que el proceso de compra sea más eficiente permitiendo un mejor inventario y seguimiento de todo el proceso.

Software de órdenes de compra: proceso de las órdenes de compra

Las órdenes de compra, generalmente,  se usan cuando un comprador desea adquirir suministros o gestionar el inventario.

Esto significa que el proveedor entrega o envía los artículos comprados antes del pago, y la orden de compra sirve como protección contra riesgos.

Junto con la protección legal, las órdenes de compra son importantes tanto en la gestión de inventario como en el seguimiento de pagos.

La orden de compra es realizada por el comprador, a través de un departamento de compras.

En la actualidad, este proceso se realiza utilizando sistemas de software de órdenes de compra, que permiten un mejor seguimiento, control y gestión electrónico de pedidos al proveedor.

Gracias a la tecnología el proceso de cumplimentación y envió de órdenes de compra se transforma en una tarea casi automatizada.

El software de órdenes de compra ofrece una interfaz sencilla para cubrir los campos de entrada para cada orden de datos necesarios y pertinentes. El profesional simplemente completa los campos antes de procesar y enviar el pedido.

Pero no solo son estas las ventajas, además el seguimiento y control de las órdenes de compra es prácticamente en vivo y al detalle hasta la llegada del pedido al inventario de la empresa compradora.

De manera automática es fácil identificar las órdenes de compra ya procesadas y verificadas, con el fin de cumplir con el pago de la misma.

¿En qué se diferencian las órdenes de compra de una factura?

En todo este tema relacionado con la órdenes de compra, nos hemos percatado que, de manera común, se suele confundir la orden de compra con una factura ¿Son lo mismo? ¿Tienen diferencias?

Los compradores redactan órdenes de compra. Los proveedores, por otro lado, preparan las facturas, una vez que se ha recibido el pago.

Tanto la orden de compra como la factura contienen detalles similares. La factura, generalmente, hace referencia al número de orden de compra, junto con un número de factura, para confirmar que ambos documentos contienen la misma información y se corresponden entre sí.

La principal diferencia entre los dos documentos es que los detalles técnicos que se encuentran en la orden de compra no están incluidos en la factura.

¿Por qué se debe utilizar un software de órdenes de compra?

Muchas empresas renuncian de un modo imprudente a las órdenes de compra porque perciben que el papeleo es una molestia que ralentiza las cosas, o simplemente porque ya tienen una relación de trabajo con los proveedores de confianza.

Con el paso del tiempo, los procesos de compra cambian vinculadas a las diferentes relaciones con los proveedores. Las empresa van creciendo, las demandas de compra se vuelven más específicas, urgentes  o complejas y la comunicación y seguimiento se convierte en un verdadero desafío.

¿Solución? Automatizar y gestionar las órdenes de compra mediante tecnología, es la mejor estrategia funcional para mejorar el rendimiento de los procesos de compra, minimizar el error y preparar al empresas para el futuro más inmediato: la digitalización ¿Estás preprado?

2019-11-23T13:15:00+01:00