Dark Purchasing o «compras oscuras» es un término para describir el área oscura donde los artículos se compran fuera de los procesos estandarizados y no se pueden rastrear fácilmente.
Cuando comprar y controlar el gasto son dos tareas que no estan alineadas entre sí, surge el denominado Dark Purchasing.
Puede suceder en cualquier momento en el que las compras no están debidamente justificadas ni responden a ninguna estrategia de compras del departamento de adquisiciones.
Estas compras oscuras son el origen de pérdidas que pueden dificultar los buenos resultados de una empresa.
Características del Dark Purchasing
Las denominadas compras oscuras puede aparecer en cualquier tipo de empresa, y muchas veces son el origen de los desequilibrios financieros de las compañías.
No suelen aparecer de forma fortuita, se originan en escenarios con las siguientes características:
- Incapacidad para realizar un seguimiento de los gastos de la empresa. Esta es una de las razones principales que favorecen la aparición de las compras oscuras, sin un óptimo control de las compras, los gastos pueden crecer de un modo significativo y sin control.
- Poca transparencia. Siempre hemos dicho que la transparencia en la gestión de las compras es fundamental, pues facilita la monitorización de los procesos y su posterior control. Cuanta menos transparencia más facilidad para sufrir dark purchasing.
- Uso de estrategias poco eficientes. Las estrategias de compras implican directamente en el éxito final de la adquisiciones. El uso de estrategias poco óptimas o ineficaces conforman un contexto ideal para la aparición del Dark Purchasing.
- Descentralización de las compras. El proceso de descentralización sin un sistema que cubra todos los tipos de gastos en la empresa, da como resultado compras de bienes iguales o similares a través de múltiples proveedores.
De este modo, el manejo de los gastos indirectos dará lugar a gastos irresponsables o compras no autorizadas a los proveedores. Por lo tanto, no hay información clara sobre dónde gastan el dinero las personas de la empresa, generandose un gran volumen de compras oscuras.
Tecnología para combatir las «Compras Oscuras»
La solución más eficaz contra el Dark Purchasing es el uso de tecnología. Esta es esencial para que un departamento de adquisiciones bien administrado respalde y promueva el éxito de una empresa.
Concretamente la integración de un software de compras es ideal para realizar un seguimiento de las compras de una empresa de un modo fácil y accesible.
Para una mayor eficacia en la lucha contra las compras oscuras, mediate un portal de compras, se han de tratar de aplicar los siguientes conceptos:
Involucrar a las partes interesadas
Las partes interesadas y los departamentos internos deben aceptar la importancia de un proceso de adquisición transparente.
Por tant, se han de conocer los roles de cada actor e invitarles a entender y desarrollar el uso de la tecnología para mejorar la metodología de trabajo.
Controlar el gasto indirecto
Reconocer el papel de las adquisiciones en el control del gasto indirecto es otro concepto importante que hay que comprender para combatir los efectos de las compras oscuras.
Datos y analítica
La tecnologia aporta una gran cantidad de información y datos de gran valor. Es esencial aprovechar el poder de los datos y el análisis para medir el éxito y garantizar que la empresa se mantenga por el camino correcto.
Digitalizar el departamento de compras es la mejor estrategia para luchar contra estos desequilibrios en las compras ¿Estas de acuerdo?
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