¿Se cuida la gestión de calidad en los procesos de compras? Definitivamente es un elemento prioritario si se quiere mantener una cadena de suministro sólida unido a unos resultados sostenibles y de éxito.
La ISO (Organización Internacional de Estandarización) ha hecho públicas más de 20.000 normas. Obviamente no todas se pueden llevar a cabo, pero son especialmente interesantes y de aconsejable aplicación:
- Las normas de calidad. Muy importantes, en la que destaca la norma ISO 9001. Certificación que acredita que la empresa tiene todas las facultades y criterios necesarios para implantar con éxito el sistema de Gestión de Calidad.
- Las normas de Medio Ambiente y Sostenibilidad. Tan importantes como las primeras. Destaca la norma ISO 14001 la cual establece los requerimientos de los sistemas de Gestión Ambiental, acreditando que las compañías trabajan siguiendo las leyes ambientales, además del uso de los especiales controles para cumplir el marco legal ambiental.
- Las normas de Seguridad. Normas vinculadas a cualquier aspecto relativo de la seguridad en el trabajo. Por ejemplo, la norma ISO 45001 relacionada con la gestión de la seguridad y salud en el trabajo de los empleados.
La gestión de calidad en los procesos de compras permite lograr una ventaja competitiva, pues todos los procesos deben realizarse de acuerdo con los principios del concepto de calidad total.
Gestión de calidad en los procesos de compras ¿Qué supone?
Bajo una visión general, los procesos de compras deben asegurar un equilibrio entre las necesidades y los recursos materiales disponibles, para que la organización pueda operar de manera efectiva y eficiente.
Esto supone cumplir una serie de objetivos claves:
- Asegurar todos los recursos materiales de acuerdo con los requisitos de suministro especificados.
- Adquirir los recursos materiales en las cantidades necesarias y en el momento adecuado.
- Los costes de compra deben estar lo más optimizados posible.
Para lograr estos objetivos, la gestión de calidad en los procesos de compras aporta una serie de subprocesos que favorecen un mejor desarrollo de las tareas.
Definición de los requisitos cualitativos de los recursos/emisión de especificaciones técnicas
El nivel de calidad puede definirse mediante la selección de marcas/estándares o mediante la emisión de la documentación técnica.
Los requisitos sobre la calidad de los recursos materiales se definen especificando los parámetros técnicos, todos aquellos requisitos necesarios que ayuden a conseguir el recurso que se ajuste a las necesidades en cada momento.
Identificación, evaluación y selección de proveedores
Siempre en función de la capacidad, por parte de los proveedores, para suministrar los recursos materiales cumpliendo los requisitos de la empresa.
El análisis y la investigación del mercado y la competencia facilitarán la identificación de los mejores proveedores.
Según la propia norma ISO 9001, las empresas deben encontrar métodos adecuados para la evaluación y selección de proveedores en función de su capacidad para proporcionar recursos materiales de acuerdo con los requisitos de la organización.
Cuanto más exhaustivo sea este subproceso mayor calidad de proveedores obtendremos.
Gestión de la relación con proveedores
A día de hoy el trabajo con proveedores implica desarrollar una estrategia en las relaciones con los mismos.
Para ello se ha de asumir una colaboración estrecha y a largo plazo con los proveedores, a modo de socios estratégicos.
Algunos objetivos a lograr a este respecto son:
- Cooperación en el diseño de nuevos productos.
- Intercambio de información relacionada con procesos, productos y estrategias.
- Compartir beneficios y riesgos.
Monitorización y análisis de la eficiencia de los procesos
La efectividad del sistema de gestión de calidad de una empresa está determinada por la efectividad de sus procesos.
El análisis de la eficiencia es necesario para evaluar resultados. Los métodos utilizados para monitorizar, medir y analizar deben demostrar la capacidad para lograr los resultados planificados y cumplir con la estrategia de la empresa.
La gestión de calidad en los procesos de compras mejora, no solo las adquisiciones, sino además el rendimiento general de los procesos productivos y estratégicos de la empresa.