Por lo general, solemos encontrar dos tipos de modelo de gestión en las compras. Por un lado una versión descentralizada donde varios entornos trabajan en torno al mismo objetivo. Y por otro lado una figura central guiada y representada por una plataforma de compras centralizada como parte de las estrategias de compra.
El modelo de gestión con plataforma de compras centralizada se sitúa como una de las grandes tendencias en las empresas, siendo un factor relevante en la mejora de rendimiento y resultados.
¿Por qué una plataforma de compras centralizada?
La eficiencia de cualquier organización depende, en gran medida, de su capacidad para obtener lo que necesita mientras mantiene el gasto al mínimo. Si esto no se hace, tu empresa será menos eficiente. Además de reducir la eficiencia, también desperdiciará dinero abriendo la puerta a otras amenazas externas.
¿Por qué una plataforma de compras centralizada? Bien, la respuesta es fácil. Una de las razones principales por las que las empresas tienen problemas para administrar sus procesos de compra es porque la mayoría de las funciones de adquisición se asignan a toda la empresa.
Las diferentes decisiones de compra son administradas por diferentes equipos de compras en distintos departamentos. Esto es lo que antes mencionábamos como modelo de gestión descentralizada.
Llegados a este punto, es necesario recalcar que los modelos descentralizados se implantan de manera natural, siendo muy eficaces y utilizados, en compañías de tamaño medio y pequeño. Pero cuando una empresa proyecta un crecimiento progresivo, esta descentralización de las compras comienza a evidenciar fallas de rendimiento.
Estas fallas de rendimiento de un modelo descentralizado, hace a las empresas implantar un modelo más centralizado. Actualmente, dicho modelo se implementa profesionalmente con una plataforma de compras centralizada.
En otras palabras, una plataforma de compras centralizada es el punto de inicio de la transformación a un departamento de compras de caracter centralizado.
Ventajas de una plataforma de compras centralizada
Un sistema centralizado de compras permite un mejor control de las compras efectuadas por la empresa.
Además permite una gestión de inventario más eficiente, menores costos de personal y una disminución de los gastos generales. El personal también se beneficia con una mejor capacitación y soporte y la capacidad de construir mejores relaciones con los proveedores.
Esto sin duda son las principales ventajas que ofrece un modelo centralizado de compras… pero ¿Qué beneficios suma una plataforma de compras centralizada?
A las propias ventajas de un sistema centralizado de compras es conveniente añadir los beneficios que conlleva la implantación y uso de la plataforma de compras pertinente:
Ahorro de tiempo
Mediante una plataforma de compras se elimina/minimizan las tareas innecesarias, lo que le permite concentrarse en tareas más valiosas. Esto es debido a la posibilidad de automatizar procesos de las denominadas tareas repetitivas.
Gran funcionalidad
Cómoda y fácil gestión del proceso de adquisición de principio a fin mediante el envío de solicitudes de compra, subastas inversas, el envío de pedidos, la gestión de proveedores y el análisis automático.
Reducción de costes
La propia naturaleza funcional de la plataforma de compras centralizada, el software genera ahorros en muchas ocasiones por la gestión de la competencia de los proveedores y la aceleración de las negociaciones de precios.
Mejor comunicación
Una de las grandes ventajas del uso de una plataforma de compras es la capacidad que tiene de aumentar y mejorar la comunicación con las partes interesadas en un proceso de compras. Especialmente relevante, la comunicación relacionada con los proveedores potenciando la creación de relaciones mucho más sólidas y a largo plazo.
Este último punto, nos lleva a subrayar con trazo más grueso la importancia de la mejora de relaciones con los proveedores. Este hecho ha provocado un modelo de negocio que perfila a los proveedores como aliados estratégicos potenciales, pasando a ser un recurso más vinculado en las estrategias de negocio de una empresa compradora.
¿Qué supone una relación alineada con los proveedores? En términos generales, supone un mayor control de la calidad de la cadena de suministro desde sus inicios hasta los procesos finales. Esto es, a día de hoy, fundamental para vincularse con uno de los términos claves para las empresas: la sostenibilidad.
La centralización de los departamentos de adquisición sostenida bajo una plataforma de compras centralizada, define un modelo de gestión eficiente que abre el camino hacia los procesos de compra del futuro. Sin olvidarnos, que se sitúa como una de las grandes claves competitivas para crecer de manera progresiva.
