A través de una plataforma de compras se abre un mundo nuevo de posibilidades que optimizará el rendimiento del departamento de compras de tu empresa.
Con el uso de una plataforma de compras aparecen nuevos retos y cuestiones que, aunque no son nuevas, cobran un papel relevante a la hora de desarrollar las mejores estrategias de negocio.
La automatización de los procesos, una mejor comunicación y visibilidad de los procesos de compras potencia el uso profesional de las distintas solicitudes que puedes enviar a tus socios de trabajo.
Dentro de la el ciclo de vida de un proceso de adquisición cabe la posibilidad de tomar partido por el envió de distintas solicitudes. La propia configuración y usabilidad de una plataforma de compras hace mucho más accesible todo este tipo de opciones.
Con todo esto, hemos sido capaces de confirmar que suele existir grandes problemas para diferencias las distintas solicitudes a realizar en una plataforma de compras.
Con el fin de dejar bien claro estas cuestiones, vamos a intentar describir de manera sencilla las solicitudes vinculadas a un proceso de compras ¡Toma nota!
Plataforma de compras – Solicitudes más comunes
Comenzamos con aquellas solicitudes que son más comunes y utilizadas y que una plataforma de compras te facilita su creación y envío.
Solicitudes de Cotización (RFQ)
Una solicitud de cotización (RFQ) es una solicitud de bienes o servicios en la que una empresa solicita a los proveedores que presenten una cotización de precios y oferten por la posibilidad de cumplir ciertas tareas o proyectos.
En otras palabras, Las RFQ se usan comúnmente cuando sabes lo que quieres pero necesitas información sobre cómo los proveedores cumplirán con sus requisitos y, por ejemplo, cuánto costará.
Es una solicitud enviada a proveedores potenciales. Contiene, con gran detalle, una lista de todos los parámetros relevantes, entre ellos, los siguientes:
- Nivel de competencias.
- Descripciones de piezas / especificaciones.
- Cantidades / Volúmenes.
- Niveles de calidad.
- Plazos de entrega.
- Términos de contrato.
- Términos y Condiciones.
- Otras necesidades o términos de valor agregado.
Además de la fijación de precios, las RFQ pueden incluir detalles como las condiciones de pago, los factores que podrían influir en la selección de ofertas de una empresa, la fecha límite de envío…
La RFQ puede enviarse a diversos proveedores potenciales y competitivos entre sí. Cuando las RFQ vuelven con sus cotizaciones de precios, la empresa solicitante puede compararlas fácilmente.
Una gran ventaja de las RFQ no requiere la preparación de documentos de licitación en la misma medida que una alternativa abierta. Las invitaciones no son complejas, y este método se considera no competitivo porque la entidad actúa de manera privada e individual.
Tienen muchas ventajas:
- El tiempo de entrega de la adquisición se reduce significativamente dado que no hay necesidad de preparar documentos de solicitud o anunciar los requisitos.
- La cantidad de cotizaciones recibidas se limita a la cantidad de cotizaciones solicitadas, por lo tanto el tiempo del proceso de selección también se reduce.
Solicitudes de Aplicación (RFA)
En términos generales, la solicitud de solicitud (RFA) es un tipo de aviso de solicitud que se pueden presentar ofertas para un determinado proyecto o financiación.
Girando la mirada a una plataforma de compras, la RFA está muy vinculada al recurso de las subasta inversas.
Una RFA incluirá un resumen del proyecto en cuestión, cómo se evaluarán las solicitudes, el momento del proceso de presentación, evaluación y más información clave… todo ello fuertemente ligado a la creación de procesos de subastas inversas.
Otros tipos de solicitudes
Durante el ciclo de vida de un proceso de compra podemos encontrar otros tipos de solicitudes que pueden ser muy relevantes según que situación. Veamos cuales son:
Solicitud de propuesta Request for Tender (RFT)
Una RFT es una invitación abierta de adquisición para que los proveedores respondan a una necesidad definida. Las RFT, generalmente, solicitan información de métricas específicas. En muchas ocasiones, existe una delgada línea fina entre una RFQ y una RFT.
Solicitud de propuesta (RFP)
Una RFP es la solicitud de adquisición enviada a proveedores potenciales con los que se considera crear una relación de trabajo.
Generalmente reflejan la estrategia de negociación. También muestran objetivos comerciales a corto y largo plazo y proporcionan información detallada sobre lo que los proveedores pueden ganar en el contrato.
Solicitud de información (RFI)
Como su nombre indica, los departamentos de compras utilizan RFI para recopilar información.
Una RFI es una solicitud que las empresas envían a una amplia base de proveedores potenciales. Su propósito es obtener información, para prepararse para una RFP o RFQ, con el fin de crear una estrategia o construir una base de datos.
En otras palabras, las RFI se utilizan principalmente para recopilar información y ayudar a tomar una decisión sobre qué pasos tomar a continuación.
Con todo esto, esperamos haberte aclarado un poco más la diferencia entre los tipos de solicitudes que pueden utilizarse en un proceso de compras.
