¿Demasiado pronto para hablar de 2020? Los responsables de las empresas no piensan lo mismo. Si existe un gran objetivo de las empresas para 2020, ese no es otro que optimizar el departamento de compras.
Hace tiempo que es más que una realidad, el papel de las compras en una empresa como una función que se extiende más allá de la obtención de bienes y servicios en respuesta a las necesidades internas.
Los procesos de adquisición tienen como objetivo optimizar el departamento de compras, para aumentar la eficiencia y crear un valor comercial significativo. Es vital asegurar la eficiencia en las compras pues a su vez tiene un efecto dominó de reacciones positivas dentro en toda la empresa.
¿Por qué se necesita optimizar el departamento de compras?
Sabemos que optimizar el departamento de compras es un gran objetivo para el año 2020… pero nos preguntamos ¿por qué? Consultando a varios profesionales, las respuestas no pueden ser más claras: para comprar de la manera más eficiente y efectiva.
Al administrar las adquisiciones de manera efectiva, no solo se ahorran costes, además se proyectan estrategias de compras mucho más duraderas y se amplía la información y datos vinculados a todo el ciclo de un proceso de compras.
Tenemos el reto y objetivo para el 2020, también tenemos la respuesta del por qué, y ahora es más que interesante saber ¿cómo es posible optimizar el departamento de compras de cualquier tipo de empresa?
Una de las soluciones más populares y efectivas está relacionada con optimizar el departamento de compras abrazando la transformación digital mediante un profesional software de compras.
Software de compras herramienta clave para optimizar el departamento de compras
Optimizar el departamento de compras de una empresa está fuertemente ligado al hecho de integrar una aplicación o software de compras como recursos en los departamentos de adquisición.
Estas herramientas no son nuevas y, en la actualidad, son recursos muy conocidos y utilizados por los departamentos de compras.
Especialmente interesante son aquellas aplicaciones cuya funcionalidad se deriva de la combinación de un portal de proveedores y un software de compras interno.
Combinando la funcionalidad de un portal de proveedores y un software interno de adquisiciones, un software de compras reúne todos los procesos en un solo lugar, agregando así los beneficios que obtiene de estos dos por separado.
Las empresas son mucho más eficientes y el desarrollo de las tareas y resultados se optimiza rayando la eficiencia máxima.
Veamos algunos buenos ejemplos prácticos del uso del software de compras para optimizar el departamento de compras:
Mejor gestión y control de los proveedores
Un portal de compras simplifica la gestión de los proveedores. Un sistema de control centralizado y casi en tiempo real de las acciones con proveedores no da margen al error ni a la improvisación.
No importan con cuantos proveedores se trabaje, la correcta organización de los mismos es un paso hacia una mejor optimización de los procesos de compras. Por último resaltar el hecho de la facilidad de gestión de múltiples licitaciones y acuerdos.
Mejora de la toma de decisiones
Un software compras representa una herramienta ideal para la evaluación del proveedor. Vamos más allá, son recursos profesionales para desarrollar óptimos procesos de homologación de proveedores.
Con solo un clic, el perfil del proveedor muestra toda la información relevante, incluidas las ofertas en las que participó el proveedor, los contratos firmados, los calendarios de pago, las órdenes de compra, las facturas, etc…
Mayor número de ofertas competitivas
Las plataformas de compras llevan asociado el concepto de subastas inversas como una alternativa para recibir ofertas competitivas. Publicar solicitudes específicas, enviar invitaciones a proveedores, realizar un seguimiento de las invitaciones… la finalidad de un proceso de subastas inversas no solo es obtener el producto o servicio requerido a un mejor precio, ademas colaborando con el proveedor más conveniente.
Mejor y más relación con los proveedores
La posibilidad de comunicarse de una manera más fluida y continua con el proveedor agiliza las negociaciones, especialmente en caso de decisiones críticas urgentes.
De un cierto modo, se crea una comunidad entre proveedores y empresa compradores, con objetivos comunes y el deseo de mejorar y ofrecer los productos adecuados.
Esto tan solo es una pequeña pincelada de lo que un software de compras puede hacer para optimizar el departamento de compras: ampliar la elección de posibles proveedores y desencadenar una sana competencia, facilitar la atracción de mejores oportunidades de compra, centralizar todo los datos de los procesos de compras (optimizando el seguimiento y la toma de decisiones), sin duda alguna, son factores clave para mejorar el rendimiento de una departamento de compras del futuro.
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