Existe más de un modelo de departamento de compras para diferentes empresas e industrias, pero no todos llegan a actuar con el paso del tiempo de un modo eficiente y óptimo.
Un departamento de compras consolidado es aquel que ha sido capaz de adoptar e implementar procesos efectivos, políticas de gestión y objetivos claramente definidos, casi siempre apoyado por la tecnología.
Un departamento de compras consolidado no tiene que ver tanto con el paso del tiempo sino más bien por la metodología de trabajo que implementa. Así pues, departamentos de compras con poco recorrido pueden estar mucho más consolidados y ser más fuertes que otros que llevan años.
Veamos qué factores en común poseen aquellos departamentos de compras que poseen una mayor solidez y madurez.
Factores clave de un departamento consolidado
Analizando la morfología funcional de los departamentos de compras, se destacan algunas cualidades que hacen que sean mucho más eficientes, flexibles y con mejor adaptabilidad al cambio que otros departamentos de compras.
Así pues, hemos identificado los siguientes factores ¡Toma nota!
Estructura de gestión definida
Un departamento de compras consolidado posee una cadena de mando y gestión bien estructurada. Los objetivos y las estrategias tienen una dirección clara entre, tanto en el proceso directivo como ejecutivo. El departamento nunca trabajará solo siempre apoyado por una gestión de mando estructurada y visible.
Sólidas estrategias
Un departamento de compras consolidado tendrá una estrategia claramente definida y debe estar alineada con la estrategia general, los objetivos y los valores de la empresa para garantizar el equilibrio y la alineación óptima.
Todas estas estrategias tienen procesos bien definidos, con profesionales capacitados para esos procesos. De este modo se establece un entorno de trabajo eficiente y con las ideas claras.
Revisiones y evaluaciones continuas
Los departamentos de compra consolidados poseen algún tipo de alineación con un sistema de gestión de calidad que permite revisar y mantener el nivel de los procesos de compras.
Por ejemplo, las auditorías internas son un punto de referencia clave para que los departamentos de compras tengan evaluaciones continuas de rendimiento. Especialmente importantes, son las tareas e informaciones de retroalimentación para recopilar información crítica tanto de las partes interesadas internas como de los clientes externos.
Las evaluaciones y las métricas de rendimiento son fundamentales para valorar los objetivos prefijados e identificar las áreas de mejora.
Cuidado dela fuerza laboral
Trabajadores infelices son sinónimo de poca productividad y rendimiento. Los empleados descontentos pueden llevar a una alta rotación y al potencial aumento de accidentes y errores. Esto puede ser devastador para departamentos de compras, por ello es necesario realizar diferentes programas en favor del bienestar del personal.
La capacitación del personal es un componente clave de cualquier departamento de compras consolidado, formando profesionales eficientes y preparados. La implementación de cuestionarios de satisfacción o programas de grupos de trabajo, serán una opción interesante para obtener la máxima lealtad y satisfacción de los empleados.
Para finalizar, recalcar la idea de que poseer estos factores en el departamento de compras no significa que tengamos que relajarnos. Los mercados y la tecnología están cambiando constantemente, y estos pueden tener un impacto en el departamento de compras y cambiar completamente los procesos existentes.
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