Transformación digital en el departamento de compras

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Transformación digital en el departamento de compras

En los últimos años, las nuevas tecnologías se han adaptado perfectamente a los procesos internos de todos los sectores industriales. La trasformación digital en el departamento de compras ha sido especialmente llamativa, reinventado los roles, funcionalidades y rendimiento en estas áreas de trabajo.

Los departamentos de compras son áreas de una empresa que conllevan una serie de distintas funciones específicas: planificación de compras, gestión de suministros y de la cadena de suministro, métodos de abastecimiento, logística, negociación de precios, control de inventario, gestión de riesgos, análisis legal y de valor.

Además implica un gran estudio de evaluación de riesgos, con el fin de obtener el mejor trato posible con los proveedores, de modo que se  impulse el rendimiento final.

Las compras influyen en el precio del producto de una empresa y puede tener un impacto en los costos operativos. Se trata de un departamento que depende de muchos factores para obtener un resultado final, que en última instancia se basa en las habilidades interpersonales de profesionales de las compras.

Todo el contexto, anteriormente citado, se mueve bajo una constante evolución que impulsa y promueve la  innovación. Es en este punto donde la transformación digital en el departamento de compras se postula como un factor clave para una mejora operacional y funcional que recaiga en mejores prácticas y rendimiento.

¿Qué es la transformación digital en las empresas?

La transformación digital para las empresas es un proceso de evolución en el que la tecnología se usa para interconectar todas las operaciones.

La transformación digital es el efecto y el impacto de lo digital en un área particular. Esto incluye la creación de nuevos mercados, nuevos clientes y negocios.

¿Dónde comienza la transformación  digital en el departamento de compras?

Toda transformación digital lleva consigo diferentes atributos: tecnologías, software, metodologías de trabajo, modelos de negocio, conocimientos, etc… que pueden llegar a ser un enorme cambio en la versión tradicional en cualquier departamento de una empresa.

La influencia digital interviene en todas las áreas del departamento de compras, tanto tangibles como intangibles, incluidas las negociaciones con los proveedores.

El inicio de la transformación digital en el departamento de compras comienza con la plena asimilación  de las virtudes, necesidades y requerimientos de un nuevo modelo operacional de negocio destinado a optimizar y mejorar las estrategias de adquisición actuales.

Las tecnologías digitales pueden ayudar a las compras a aumentar la colaboración, el análisis y participación utilizando una cartera de herramientas a lo largo de toda la cadena de valor de adquisición, incluyendo la planificación, el abastecimiento, la gestión de contratos, entrega de pedidos, control de pagos y gestión de proveedores.

Otro de los elementos clave que fortalecen la idea de la transformación digital en el departamento de compras está relacionado con el análisis y reflexión sobre cómo la automatización de procesos internos y la transparencia de los mismos puede influir positivamente en el entorno del departamento de compras, cambiando la agilidad de la toma de decisiones e innovando, de manera significativa, su propuesta de valor y la organización en general.

El potencial digital en las compras

Los departamentos de compras han cambiado considerablemente en los últimos años y la tecnología ha acelerado este cambio ofreciendo mejores resultados en las compras a través de costos reducidos, acceso más rápido a soluciones de plataforma de adquisiciones, acceso acelerado a la información, flexibilidad en el trabajo, mayor innovación y creatividad.

Drones, robots, inteligencia artificial, software electrónico de compras, Big Data… todo ello conforma seriamente un auténtico potencial digital.

Las diferentes tecnologías varían mucho en cuanto a su impacto y rendimiento, por lo que las empresas deberán analizar detenidamente ambas condiciones en el momento de diseñar una estrategia de arquitectura de TI.

La estrategia de arquitectura TI debe especificar los procesos que se desean gestionar así como herramientas específicas para ello.

La transformación digital en el departamento de compras debe incluir áreas funcionales como: solicitudes digitales de cotización, análisis financiero de proveedores, análisis de riesgos de compras, etc…

No toda transformación digital en el departamento de compras de una empresa es de igual calidad o pose los mismos flujos de rendimiento.

El potencial digital en las compras a menudo se ve limitado por la falta de conocimiento sobre la tecnología digital y su funcionalidad en el área de las compras.

Una comprensión más básica, implica realizar transacciones en la red o en la nube, mientras que en un nivel más avanzado incluye tareas tan efectivas como la negociación electrónica o el análisis de datos.

El potencial digital de una empresa debe poseer un fino equilibrio entre los recursos tecnológicos utilizados y la capacitación/habilidades de  los profesionales, todo ello bajo la firme guía de una estrategia de compras afín al nuevo modelo de negocio.

Principales ventajas de un departamento de compras digital

Una vez instaurada una óptima transformación digital en el departamento de compras, las ventajas son fácilmente palpables a todos los niveles:

  • Revalorización del departamento de compras. Con las nuevas funcionalidades y oportunidades que proporciona la era digital frente a modelos organizativos y estratégicos tradicionales, los departamentos de compras  aumentan su propuesta de valor que le distingue dentro de la empresa. Un departamento de compras digital posee conocimientos estratégicos sobre los proveedores y sus mercados. Además una gran experiencia sobre los bienes y servicios que se adquieren, así como sobre las alternativas que se ofrecen, incluidas las innovaciones más actuales. Pueden utilizar los valiosos datos sobre los clientes para administrar, por ejemplo, los flujos de transporte, los inventarios, los requisitos de almacenamiento, las inspecciones de calidad y otras partes de la cadena de suministro. Todo este conocimiento representa un activo de un gran valor en el mercado actual.
  • Nuevas funcionalidades y roles. La tecnología llevará a nuevas necesidades comerciales reflejadas en nuevos requisitos para el departamento de compras. Una de las funciones más comunes será la relacionada con la captura, análisis y tratamiento de datos en tiempo real, creándose diferentes acciones para corregir o mejorar distintos procesos productivos. Profesionales y sistemas estarán más conectados a través de las comunicaciones de datos, procurando un departamento más centralizado y transparente. Las empresas no solo cambiarán lo que adquieran sino que lo más importante es que también cambiarán la forma en que lo hacen.
  • Cadena de Suministros más efectiva. La transformación digital en el departamento de compras permite disfrutar de la capacidad de integrar todos los datos de clientes, distribuidores, producción y proveedores en tiempo real para optimizar el rendimiento de la cadena de suministro, reduciendo los plazos de entrega y los costos de transporte e inventario, al tiempo que mejora la experiencia del cliente e incluso el rendimiento del proveedor. La correcta gestión de grandes volúmenes de datos desempeñará un papel básico en la incorporación de proveedores y en la optimización de la cadena de suministro de lado a lado.

Conclusión

La transformación digital en el departamento de compras supone un cambio sustancial en la forma de trabajar. Requiere un re-planteamiento fundamental sobre la organización y las capacidades.

La tecnología aumenta la globalización y acelera las comunicaciones en un mundo cada vez más conectado. Dentro de un  mercado empresarial competitivo, la tecnología es el  factor clave que aporta el elemento diferencial capaz de asumir los nuevos desafíos a los que se enfrentan las empresas.

 

2018-04-06T12:55:00+00:00