Solicitudes de Propuestas (RFQ) poco transparentes
¿Cuántas Solicitudes de Propuestas (RFQ) has realizado? ¿En cuántas has tenido éxito? Probablemente en pocas propuestas habrás conseguido el objetivo deseado, es muy fácil cometer en errores en las rfq pero… ¡no desesperes! Esto es una dinámica muy común en millones de empresas en todo el mundo, no es una tarea sencilla trabajar y redactar una buena Solicitud de Propuestas (RFQ).
Las Solicitudes de Propuestas son un procedimiento clave en el proceso de compras, se trata de documentos de bienes o servicios a enviar a los proveedores, donde debemos definir y plasmar nuestras necesidades, requisitos, condiciones de contratación… y toda información relativa sobre nuestra empresa, filosofía, experiencia, tipo de sector que trabajamos.
La idea es mostrar a, nuestros posibles socios, una idea clara de quiénes somos y de lo que queremos.
Por lo general, se trata de un documento extenso y laborioso que requiere de horas de trabajo y un estudio analítico de las necesidades de nuestra empresa. No existe un formato único para realizar una propuesta RFQ, existen plantillas o ejemplos para poder tener clara una estructura base para poder guiarnos, pero de lo que realmente estamos seguros es de que existen cuatro síntomas claros para poder reconocer una Solicitud de Propuesta sin mucho futuro.
Solicitudes de Propuestas (RFQ) heridas de muerte
Sigamos con las preguntas, ¿Cuántas Solicitudes de Propuestas puede recibir una empresa proveedora? Siendo cautos, de decenas a cientos de propuestas, si hablamos de grandes proveedores el número se multiplica de forma exponencial.
Uno de los factores más determinantes que definen una propuesta RFQ sin éxito, reside en la forma y contenido que se concreten en dicho documento. Dentro de este contenido es posible reconocer ciertos errores muy frecuentes que llevan a la papelera nuestras Solicitudes de Propuestas:
- Pedir de todo. Uno de los grandes errores en la confección del RFQ es intentar plasmar infinidad de requisitos unidos a requerimientos adicionales. Un buen documento debe indicar requisitos específicos sin caer en la tentación de realizar completos y tediosos apartados.
- Texto Genérico. Una Propuesta de Solicitud que divague entre términos y conceptos genéricos, poco claros, que aporten confusión como “vanguardia”, “todo incluido” o “ propuesta inteligente”, no define de forma precisa lo que deseamos de un proveedor, de hecho genera dudas e indecisión.
- Sin presupuesto. Hablar de dinero siempre es una cuestión incómoda, dependiendo del tipo de proveedor es posible manejar este valor de forma estratégica. No mencionar este aspecto en este tipo de solicitudes ofrece una imagen poco profesional, da sensación de estar buscando ofertas, descuentos etc. Si bien no es necesario fijar un precio es más que aconsejable reconocer la existencia de un presupuesto.
- No todo es papel. No es necesario forzar a las empresas proveedoras a responder nuestra Solicitud de Propuestas en papel, pues puede ser una tarea monótona para muchas empresas. Cualquier medio digital es una buena vía de comunicación para resolver dudas u ofrecer más información sobre cualquier aspecto. Además ofreceremos una imagen abierta e innovadora a las nuevas tecnologías, completando aún más nuestro perfil.
Estos 4 síntomas pueden tumbar nuestra Propuesta de Solicitudes (RFQ) de manera fulminante, se tratan de puntos básicos no muy complejos que afectan al fondo y forma de este tipo de propuestas y cuya responsabilidad es toda nuestra.
