Las compras son una de las funciones básicas de una empresa, desde hace unos años los departamentos de compras cumplen un papel primordial en el rendimiento y resultados finales de las compañías.

Las compras son el proceso de adquisición de bienes y servicios para hacer más eficiente la gestión de la cadena de suministro.

El proceso de compra influye en la calidad del producto y ayuda a optimizar los costes en la cadena de suministro.

Por lo tanto, los departamentos de compras definen de manera influyente la capacidad de optimizar la productividad y gestión económica de la empresa.

Departamentos de compras ¿qué rol desempeñan?

Toda empresa es distinta y posee diferentes necesidades específicas respecto a las compras, estas necesidades son las que definen los procesos y departamentos de compras.

El rol que desempeña un departamento de compras vendrá dibujado por las necesidades, anteriormente comentadas, generándose una serie de responsabilidades que cambiarán dependiendo el tipo y tamaño de la empresa.

Uno de los factores cave para conocer el rol que desempeña el departamento de compras está relacionado con  su papel dentro del flujo de trabajo de la empresa.

Así pues, se pueden  establecer dos funciones básicas dentro de un departamento de compras:

Función estratégica

En esta función, se planifican las actividades de compras basándose en los objetivos empresariales de la empresa. Las responsabilidades del departamento de compras estratégicas contribuyen a la obtención de bienes de forma estratégica, desarrollándose tareas de e-sourcing, en busca de la dualidad: precios económicos y mejor calidad posible.

Para ello se desarrollan tareas como:

  • Análisis de Gastos.
  • Administración de las relaciones con los proveedores (SRM).
  • Integración de herramientas de productividad.

En general, toda tarea que aporte valor al ciclo de vida del proceso de compras.

Función Operativa

En este apartado funcional, todas las responsabilidades  se centran en ocuparse de las operaciones comerciales y la administración.

La función operativa atiende principalmente a las necesidades a largo plazo de la empresa.

Teniendo en cuenta esta división funcional, es posible enumerar algunas de las tareas principales que definen el rol que desempeña un departamento de compras:

  • Identificación de las necesidades empresariales de bienes, materiales y servicios.
  • Búsqueda de los mejores proveedores posibles para cada momento.
  • Fase de negociación, de los precios, la calidad de los productos y las condiciones de entrega.
  • Gestión de los presupuestos en función de la rentabilidad y  las directrices de las necesidades de la empresa.

Además de todo esto, el departamento de compras debe entender las complejidades de los procesos de compras, así como los mercados que proporcionan los bienes o servicios necesarios para cumplir los objetivos.

Para finalizar, debemos de apuntar la importancia de las nuevas tecnologías en las funciones de  los departamentos de compras. Integrar un buen software de compras mejora y fortalece la gestión de los procesos de compras, siendo un factor clave para los nuevos departamentos de abastecimiento.

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