Las compras son una de las funciones básicas de una empresa, desde hace unos años los departamentos de compras cumplen un papel primordial en el rendimiento y resultados finales de las compañías.
Las compras son el proceso de adquisición de bienes y servicios para hacer más eficiente la gestión de la cadena de suministro.
El proceso de compra influye en la calidad del producto y ayuda a optimizar los costes en la cadena de suministro.
Por lo tanto, los departamentos de compras definen de manera influyente la capacidad de optimizar la productividad y gestión económica de la empresa.
Departamentos de compras ¿qué rol desempeñan?
Toda empresa es distinta y posee diferentes necesidades específicas respecto a las compras, estas necesidades son las que definen los procesos y departamentos de compras.
El rol que desempeña un departamento de compras vendrá dibujado por las necesidades, anteriormente comentadas, generándose una serie de responsabilidades que cambiarán dependiendo el tipo y tamaño de la empresa.
Uno de los factores cave para conocer el rol que desempeña el departamento de compras está relacionado con su papel dentro del flujo de trabajo de la empresa.
Así pues, se pueden establecer dos funciones básicas dentro de un departamento de compras:
Función estratégica
En esta función, se planifican las actividades de compras basándose en los objetivos empresariales de la empresa. Las responsabilidades del departamento de compras estratégicas contribuyen a la obtención de bienes de forma estratégica, desarrollándose tareas de e-sourcing, en busca de la dualidad: precios económicos y mejor calidad posible.
Para ello se desarrollan tareas como:
- Análisis de Gastos.
- Administración de las relaciones con los proveedores (SRM).
- Integración de herramientas de productividad.
En general, toda tarea que aporte valor al ciclo de vida del proceso de compras.
Función Operativa
En este apartado funcional, todas las responsabilidades se centran en ocuparse de las operaciones comerciales y la administración.
La función operativa atiende principalmente a las necesidades a largo plazo de la empresa.
Teniendo en cuenta esta división funcional, es posible enumerar algunas de las tareas principales que definen el rol que desempeña un departamento de compras:
- Identificación de las necesidades empresariales de bienes, materiales y servicios.
- Búsqueda de los mejores proveedores posibles para cada momento.
- Fase de negociación, de los precios, la calidad de los productos y las condiciones de entrega.
- Gestión de los presupuestos en función de la rentabilidad y las directrices de las necesidades de la empresa.
Además de todo esto, el departamento de compras debe entender las complejidades de los procesos de compras, así como los mercados que proporcionan los bienes o servicios necesarios para cumplir los objetivos.
La función de los departamentos de compras es crucial si además implementamos el uso de las plataformas de compras, estamos hablando de un recurso fundamental.
La digitalización de los departamentos de compras es una de las grandes tendencias que ha hecho posible mejorar el rendimiento y la funcionalidad de este importante departamento.
¿Qué ventajas ofrece la digitalización de los departamentos de compras? ¡Toma nota!
Mejora de la eficiencia
Esta es una de las principales ventajas por la que los departamentos de compras están abrazando la digitalización.
Tanto la gestión de procesos como el control de la información se optimizará de un modo relevante, lo que favorece una mayor eficiencia para la gestión de las tareas diarias.
Mayor transparencia
Las nuevas tecnologías aportan funcionalidades y ventajas que brindan una mayor trasparencia en la metodología de trabajo de los departamentos de compras.
Mantener la transparencia entre los equipos aparece como un factor importante, siendo más fácil para los diferentes equipos trabajar en sincronía.
También es importante, el tema de la transparencia de las tareas y procesos que se desarrollan en el departamento de compras.
Favorece el ahorro de costes
La digitalización de los departamentos de compras ofrece operaciones más ágiles y una gestión de riesgos más rápida.
Las estrategias de negocios son mucho más realistas y responden a las necesidades del mercado y de la empresa logrando este ahorro de costes.
Mejora la gestión de la cadena de suministro
Una mejor visualización de la cadena de suministros potencia su mejor gestión en todas las áreas de trabajo y en la interacción de las partes interesadas.
Las nuevas tecnologías han favorecido la mejora del rendimiento de las compras, aumentando aún más la importancia de este departamento dentro de la organización de una empresa.
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