Motivos para trabajar con un Portal de Proveedores

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Motivos para trabajar con un Portal de Proveedores

Si su empresa fabrica un producto y se sustenta bajo una cadena de suministro, entonces le interesa crear una gestión de proveedores eficiente que agilice procesos y reduzca costos, con el fin de asegurar éxitos a largo plazo. Trabajar con un Portal de Proveedores es una gran opción, pues formará parte de su estrategia global ayudándole a buscar todas las oportunidades con proveedores capaces de traer eficiencias a sus procesos comerciales y permitir mejoras transaccionales significativas.

A día de hoy la transformación tecnológica y digital de una empresa más que una tendencia es una realidad. Las nuevas tecnologías traen consigo nuevas formas de comunicación, de organización, de trabajo, negociación y de interacción con la otra parte. La ventana que abre este nuevo mundo son las aplicaciones, los software o portales. De entre todos, los Portales de Proveedores ocupan un lugar importante en la gestión de las empresas.

Pero ¿Qué es un Portal de Proveedores?

Un Portal de Proveedores es una herramienta que facilita la comunicación y la interacción con las empresas proveedoras. Así pues, las empresas que trabajan con proveedores, centralizan y organizan las tareas y transacciones con estos, generándose una comunicación y feedback bidireccional muy beneficioso para ambas partes.

Los Portales de Proveedores son soluciones muy completas y perfectamente diseñadas para aporta un valor sustantivo al trabajo diario entre las empresas y sus proveedores.

Se pueden utilizar para transferir y organizar datos o para facilitar transacciones tanto para el Comprador como para el Proveedor. Los portales de proveedores son configurables y se pueden usar para realizar múltiples funciones o solo algunas. Por lo general, una empresa puede simplemente implementar los módulos que desea o hacer que el proveedor personalice algo nuevo. Los portales se pueden implementar con una integración perfecta con sus sistemas empresariales internos actuales, haciéndolos sentir como expansiones normales.

Como tal, el software de un portal de proveedores proporciona a los empleados un punto de partida centralizado donde pueden acceder a todas las funciones requeridas relacionadas con la empresa. Pero además abren una ventana al proveedor, que será capaz de consultar y revisar diferentes tipos de informaciones, además de facilitar el contacto.

Principales razones para implementar un Portal de Proveedores

Como hemos dicho anteriormente, los proveedores son un activo muy valioso el cual debe cuidarse y trabajar en la mejora continua. Una organización necesita socios estratégicos, o aliados, y los proveedores se han convertido en ese factor fundamental que desempeñe ese papel.

Gracias a un Portal de Proveedores se construye el escenario y la configuración adecuada para que empresa y proveedores asuman un papel más cercano, efectivo y real. Veamos cuales son las razones principales para implementar un Portal de Proveedores en su organización:

  • Transparencia total entre la empresa y el proveedor. Una de las grandes cuestiones que subyacen del uso de un Portal de Proveedores es la transparencia. Los Proveedores tienen una visibilidad absoluta sobre diferentes cuestiones de la empresa. Información en línea y actualizada que genera confianza y un uso  eficiente de la toma de decisiones.
  • Mejora de la colaboración entre la empresa y el proveedor. En la tarea de crear un aliado estratégico en los proveedores, el Portal de Proveedores se establece como un pilar fundamental. Estas aplicaciones permiten generar un contexto de colaboración y contacto diario entre ambas parte, proveedores y empresa forman parte conjunta de los procesos de negocio. Las similitudes aumentan y las diferencias se minimizan, afianzando la relación.  La nueva visibilidad permite a las dos partes colaborar en acciones correctivas para mejorar el desempeño general de la cadena de suministro. La resolución de disputas es otro proceso que se beneficia de la vista compartida en un portal.
  • Autogestión de Proveedores. Estos portales ofrecen una ventana a los proveedores, donde pueden auto gestionarse diversas tareas que minimizan el tiempo y aportan una mayor eficacia y rendimiento. Por ejemplo, un alto porcentaje del volumen de cuentas a pagar están en proceso de facturación. Así pues los proveedores pueden introducir sus facturas, revisar el estado de los mismas y demás trámites.
  • Mayor conocimiento de la diversidad de proveedores. La diversificación de proveedores es una de las estrategias de negocio más utilizadas por las empresas. El uso de varios proveedores exige tener la información y el estado actualizado de los mismos. Un portal de proveedores proporciona espacio para que sus proveedores actualicen su información. Un formulario personalizado le da control sobre qué información se ingresa y cómo se ingresa, cómo se puede usar, ubicación geográfica, tamaño y muchos otros parámetros.
  • Automatización general de los procesos. Un portal de proveedores le permite automatizar muchos aspectos de la gestión de proveedores, reduciendo drásticamente su carga de trabajo administrativo. Además de automatizar el proveedor, el cual puede recibir notificaciones, sobre oportunidades abiertas, recordatorios para enviar informes de gastos y otros documentos.
  • Diferentes funcionalidades. Un Portal de Proveedores aporta un gran número de funciones y características que optimizan el rendimiento del mismo. Así pues es muy común encontrar, entre otras, las siguientes funciones: Herramientas de CRM (Customer Relationship Management), Sistemas de grupos de trabajo, Sistemas de facturación, Gestión de contratos, Gestión de catálogos de productos, etc…

Un Portal de Proveedores es una de las herramientas más versátiles y valiosas. Ahorra tiempo y dinero al reducir la carga de trabajo administrativo para que pueda concentrarse en aumentar y fortalecer su diversa base de proveedores.

Facilita el conocimiento la personalización de los proveedores, agilizando la comunicación y el mantenimiento de información actualizada entre ambas partes.

Es una herramienta vital para ejecutar una cadena de suministro eficiente y productiva. Úselo para automatizar lo rutinario, para alertarlo sobre lo inesperado, para identificar el potencial en su cadena de suministro y para cumplir sus objetivos.

 

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