Los tiempos cambian y las nuevas tecnologías se sitúan como principales recursos en el ámbito del negocio. Entre ellos, la plataforma de compras comienza a ser un aliado más que eficiente para los profesionales de los departamentos de compras.
Sabemos que las palabras innovación y cambio son vistas con cierto temor por una gran parte de las empresas. Ser reacio a la tecnología es uno de los primeros pasos para comenzar un proceso de transformación tecnológica, pero a día de hoy, la innovación en los procesos de negocio es el elemento diferenciador competitivo clave para progresar y alcanzar nuevas metas.
Con una plataforma de compras se abre en canal el tradicional proceso de compras, para integrar una filosofía y metodología de trabajo capaz de mostrar los pros y contras del proceso de negocio mejorando y potenciando el rendimiento.
Para muchos expertos en el sector, las plataformas de compras ayudan a comprar de manera inteligente al aumentar la eficiencia en las transacciones comerciales y mejorando los procesos de negociación para las empresas.
¿Qué es una Plataforma de Compras?
Una plataforma de compras es un software de gestión que incluye todo el ciclo de adquisición en una empresa.
Prácticamente es posible hacer todo tipo de tareas: desarrollo y adopción de un plan de compras, el procesamiento de solicitudes de contratación, ejecución de la contratación, negociación, recogida y evaluación de ofertas, selección de oferta más favorable, contratación, seguimiento y comunicación con proveedores, etc…
A través de este tipo de plataformas, se crea un sistema integrado y centralizado de compras, automatizando tareas y funciones, brindando un escenario visible muy transparente, favoreciendo la comunicación entre las partes.
A todo esto hay que añadir que la integración de las nuevas tecnologías ha dejado de ser un proceso complejo, tedioso, monótono y molesto. En el caso de la incorporación de una plataforma de compras se trata de una tarea muy sencilla gracias a la tecnología “Cloud”, evitando inconvenientes, agobios o inquietud.
Dependiendo de las necesidades de la empresa y sus objetivos, se pueden clasificar tres tipos de plataformas de compras:
- Plataformas de Código abierto. Software de compra modificables pero sin soporte. Para aquellos que deseen experimentar y conocer las características de estas aplicaciones.
- Plataformas de versión gratuita. Versiones limitadas de un sistema completamente funcional. Una buena opción para comenzar a gestionar pequeñas tareas de adquisición y determinar si será útil para el negocio antes de decidirse por él.
- Plataformas de propietario. Versión de pago total del software de adquisición, ya sea en la nube o en la arquitectura de servidor de cliente independiente. Una de las grandes ventajas es su condición de escalable, el cliente puede añadir funcionalidades en respuesta a sus necesidades.
¿Cuáles son las características más importantes que debe tener una plataforma de Compras?
Esta pregunta no es sencilla de contestar, girando la mirada hacia las tareas y responsabilidades que acarrean departamentos de compras, la respuesta se acerca a un número bastante alto de funcionalidades de distinta prioridad.
Obviamente cuanto más completo sea el diseño de una plataforma de compras mucho mejor, pero lo más adecuado es configurar una aplicación que responda fielmente a las necesidades de la empresa. A medida que estas necesidades cambien o se transformen el software se modificara de manera conjunta.
A continuación, vamos a enumerar una serie de tareas/funciones asociadas a los procesos de compras que son muy interesantes:
Funciones clave en una plataforma de compras
- Catálogo y gestión de pedidos. Proporciona un catálogo centralizado para todos los productos. Reduce la carga de trabajo al incluir procesos rutinarios totalmente automatizados.
- Homologación de Proveedores. Optimizando el conocimiento de los proveedores definiendo de manera profesional aquel más idóneo para cada momento o estrategia.
- Gestión de activos e inventario. Control de productos, activos e inventario dela empresa.
- Negociación electrónica. Con toda probabilidad una de las funciones más interesantes y eficaces para mejorar en los procesos de compra. Licitaciones, subastas inversas, sobres cerrados… un modo de comprar muy inteligente.
- Gestión de contratos. Los contratos son parte activa en todo el escenario de compras. Gestión automatizada de contratos, envío, acceso directo, etc…
- Gestión de relaciones con proveedores. Función clave para la mejora continua en la colaboración con proveedores.
- Creación de un portal de proveedores. Facilita el acceso de proveedores hacia tu plataforma de compras.
- Plataforma multiusuarios. Diferentes roles de usuarios para conectarse y trabajar. Capacidad para construir estructuras simples y complejas.
- Creación y Gestión de Informes. Tarea básica para cada paso en un proceso de compras. El software debe poder generar informes, así como su fácil acceso y gestión.
Beneficios que aporta una Plataforma de Compras
Las plataformas de compras se han integrado perfectamente y de forma natural en la metodología de trabajo de una empresa, debido a las ventajas y beneficios a corto y medio plazo que ofrece.
Permite realizar un proceso de adquisición más inteligente, optimizando cada tarea dando lugar a compras más ventajosas, con menor riesgo y mayor rendimiento.
Plataforma de Compras: Beneficios
- Mayor eficiencia. Optimiza los procesos de compra, evitando riesgos y otorgando mayor visibilidad a las oportunidades de negocio.
- Ahorro. Proporciona una mejor visión de los gastos y presupuestos. Una mejor negociación permite a la empresa aprovecharse descuentos o garantías.
- Centralización. Cada segmento de una organización seguirá los mismos procedimientos y estrategias, cruzando la fina línea de la eficacia a la eficiencia. La gran batalla entre centralizacion y descentralizacion.
- Ahorro de tiempo. Mediante la automatización de tareas se ahorra tiempo, dejando libre a los profesionales para esforzarse en otras tareas de gestión.
- Velocidad de transacción. Las plataformas eliminan procesos innecesarios aumentando la velocidad y reduciendo los tiempos de ciclo de compra.
- Control del Gasto. La visibilidad y transparencia de las transacciones permite tener un sencillo y eficaz control del gasto.
¿Cómo escoger una Plataforma de Compras?
Existe un amplio abanico de empresas proveedoras de plataformas de adquisición. Decantarse por una u otra alternativa no es nada fácil, a veces por exceso y otras por defecto la implantación de un software de compras no es del todo satisfactorio.
La idea fundamental es seleccionar aquella plataforma que responda a las necesidades prioritarias de la empresa en materia de adquisición.
Además se ha de tener en cuenta dos cuestiones muy importantes:
- Soporte. Este es uno de los parámetros clave para elegir software de compras. El soporte es clave para un perfecto uso de la aplicación y un recurso vital para proyectos de negocios a largo plazo.
- Personalización. Cualidad vinculada a la escalabilidad del sistema. Gracias a la capacidad de personalización se puede disfrutar de un mayor ajuste a las necesidades específicas de una empresa para cada momento.
Las estrategias de compra basadas en estas plataformas no eliminan las técnicas de adquisición tradicionales. De hecho es posible convivir con estrategias de negocio bidireccionales, capaces de ser muy eficaces para lograr un mayor rendimiento y resultado final.
