En ocasiones los errores en las ordenes de compras pueden ocasionar graves problemas difíciles de solucionar
Los errores ocasionados en las ordenes de compras, han sido y son, parte de los problemas en la gestión de las diferentes tareas internas de los procesos procurement. Aunque pueda parecer un error grave, que de hecho lo es, es muy fácil cometer un error en este sentido y dar una orden totalmente diferente a la que se requiere.
Con la llegada de las nuevas tecnologías y la automatización de las tareas, la posibilidad de que sucedan este tipo de errores se ha incrementado, no por la naturaleza y funcionalidad de estas nuevas aplicaciones, sino por la forma en que los profesionales procurement llevan a cabo sus funciones y tareas.
Cabe destacar que las nuevas tendencias procurement respaldan una gestión y administración de departamentos de compras centralizados, donde la colaboración y comunicación tanto interna como externa son piezas claves para lograr un mayor rendimiento. Esta nueva forma de entender la labor procurement, ayuda a adoptar una medida efectiva preventiva para minimizar de forma importante los errores en las ordenes de compras.
Protocolo simple frente los errores en las ordenes de compras
Cuando estamos hablando de un error en la orden de compra nos referimos a problemas derivados de equivocaciones en el tipo de productos, cantidad o volumen de pedido, etc. Parecen y son graves errores que, a priori, pueden ser fácilmente identificados antes de convertirse en verdaderos problemas, pero en la realidad que conviven los profesionales procurement, son confusiones que se producen con suma facilidad.
Para minimizar el riesgo de sufrir estos molestos errores en las ordenes de compras, es posible integrar un simple y pequeño protocolo de actuación que se basa en dos factores claves que dibujan las nuevas tendencias procurement: la gestión de las relaciones con los proveedores y la capacidad de trabajo y colaboración en equipo en los departamentos de compras. Así pues, en la gestión de estas tareas procurement es posible añadir estos dos aspectos funcionales de gran peso efectivo y preventivo frente al error:
- Hacia el Proveedor. Partiendo de una óptima relación con los proveedores, es posible asignar a estos, un proceso de verificación de la orden de compra emitida, hacia los responsables de compras. De esta manera, se crea una segunda y valiosa opción para comprobar la falta de errores en la orden de compra antes de su proceso.
- Hacia el departamento de compras. El otro punto de este protocolo preventivo, reside en el hecho de permitir la aprobación de la orden de compra por más de una persona del departamento. Esta acción asegura de manera casi infalible la aprobación de errores en este tipo de procedimientos procurement.
A través de este sencillo protocolo es posible minimizar el riesgo de este tipo de errores, integrándose de manera natural en las nuevas tendencias procurement.
