Software de compras ¡La pieza que ha transformado las estrategias de compras!

/Software de compras ¡La pieza que ha transformado las estrategias de compras!

Software de compras ¡La pieza que ha transformado las estrategias de compras!

El mundo de los negocios y, el empresarial en general, se mueve en base a un conjunto de estrategias y tomas de decisiones, basadas en la implementación y análisis de información y datos. El software de compras ha creado una nueva forma de entender determinados procesos de negocios.

No es la primera vez que afirmamos que la información es el mayor poder que una empresa pueda tener. Tanto de carácter interno como externo cuanta más información y datos posea una organización más eficaces y completas pueden ser sus estrategias de negocios.

El uso de las nuevas tecnologías, Biga Data… ha supuesto disfrutar de la capacidad de coleccionar y analizar grandes cantidades de información, además de poder automatizar, dar visibilidad y eficacia a muchas tareas relativas a diferentes áreas de negocio de una empresa.

Este proceso de “reconversión” tecnológica es denominado trasformación digital, uno de los grandes recursos, de esta transformación digital, implantados con éxito en un gran porcentaje de la empresa es el software de compras.

¿Por qué el software de compras es una pieza clave en los departamentos de compras?

Obviamente esta sería una buena pregunta para enumerar las bondades de un software de compras. Pero la respuesta va un poco más allá al concepto tecnológico de estas aplicaciones, está mucho más relacionada con el cambio de valoración que han sufrido los departamentos de compras.

Tradicionalmente, las tareas de compras no habían sido tan ponderadas como aquellas relacionadas con las ventas o el Marketing. Los procesos de compras eran (y en algunas empresas todavía lo son) tareas descentralizadas, de menor control y organización que otras áreas de la empresa.

¡Un gran error! Las compras son un eslabón fundamental de la cadena de suministro de todo proceso productivo de una empresa, además de cubrir el conjunto de actividades, medidas y tareas realizadas con el fin de comprar materiales, máquinas, dispositivos, accesorios…

Las empresas han sabido reconocer e implementar la importancia de los departamentos de compras, siendo reconocidos como verdaderos baluartes de las estrategias de negocio de una empresa y principales protagonistas del rendimiento y resultado final.

Configurado este nuevo escenario, llega el momento de recordad el propósito de los de los departamentos de compras:

  • El objetivo principal de las compras es el suministro regular de productos al precio más bajo posible. Pero además de controlar el gasto de adquisición, también se centra en obtener el producto específico en la cantidad correcta, con las condiciones y momento adecuado, de las fuentes correctas (proveedores) y con el servicio adecuado…  intentando lograr  el menor porcentaje de error posible.

¿A dónde nos lleva todo esto? El nuevo rol de los departamentos de compras, más todos sus objetivos unido a la transformación digital, como nueva tendencia estratégica, de las empresas da como resultado: el software de compras.

El software de compras responde de manera significativa a la importancia funcional, organizativa de los nuevos departamentos de compras, constituyéndose como un recurso activo de gran valor.

Software de compras y estrategias de compra

A través de un software de compras es posible gestionar todo el ciclo de compras en una empresa.

Desde el desarrollo y la adopción de un plan de compras, el procesamiento de solicitudes de compra, la ejecución de compras, la recopilación y evaluación de ofertas, la selección de la oferta más favorable, la contratación, el seguimiento de la realización de las compras, la planificación de la contratación y presentación de informes… e incluso el uso de herramientas de negocio tan fascinantes como las subastas inversas.

Prácticamente estamos hablando de un verdadero portal centralizado de compras de una empresa, capaz de automatizar procesos y ofrecer inmediatez y transparencia a sus usuarios.

Generalmente el software de compras viene implementado en tecnología Cloud (La Nube), por lo que su integración es mínimamente invasiva y abiertamente accesible por todos. Este factor es uno de los grandes desencadenantes de la enorme demanda del software de compras en las empresas.

Software de compras y estrategias de compra ¿Revolución o adaptación?

En otros artículos hemos hablado del “Miedo al Cambio” como una de las claves por la que transformación digital en las empresas haya ido lentamente y con paso firme.

Este “Miedo al cambio” es comprensible y asumible, la inclusión de un software de compras también ha sufrido esta barrera tan común y, más generalizada de lo que se cree.

Lo que en un principio puede parecer una autentica revolución dentro de la metodología de una empresa, la integración de un software de compras se convierte en una suave adaptación dentro de las estrategias de negocio, con resultados inmejorables. Veamos las razones:

  • Integración sencilla. Como hemos dicho anteriormente, la integración de un software de compras es un proceso relativamente sencillo sin necesidad de sufrir inoportunas incomodidades en el trabajo diario. Esto abre la puerta de par en par para este recurso (aunque simplemente sea para su prueba).
  • Compatible con  las estrategias de compra tradicionales. ¡No hay revolución! Un software de compras no elimina las estrategias de compras tradicionales ni las minimiza. Son totalmente compatibles, de hecho, la información y datos que ofrecen los softwares de compras optimizan las demás compras “tradicionales”.
  • Sistema centralizado de compras. Incentiva directamente la organización centralizada de un sistema de compras. Cada vez menos profesionales abogan por el uso de un departamentos de compras descentralizado, pues sus desventajas son importantes (compra excesiva o insuficiente de productos, menos posibilidades de control efectivo de los productos o menos posibilidades de control efectivo de los materiales). En cambio un sistema centralizado mediante software, aporta beneficios muy sustanciosos: menores costos, elimina la duplicación de tareas, fomenta la cooperación y, muy importante, una mayor capacidad de visualización y transparencia para las partes involucradas en el proceso de compras.
  • Diversifica la estrategia de compras. Gracias a un software de compras se abre una nueva vía de adquisición, con sus respectivas características y particularidades. Herramientas como las subastas inversas forman parte de estrategias secundarias paralelas a una estrategia principal, que logran optimizar el rendimiento final.

Con todo, estamos ante un recurso activo y eficaz para poseer una ventaja competitiva frente al resto de competencia. El software de compras responde a la tendencia de la transformación digital de las empresas y da una resolución eficiente a los nuevos procedimientos y estrategias de compra de las empresas, siendo la pieza que ha transformado la visión de la adquisición empresarial del futuro.